Должностные обязанности Делопроизводитель

Общие положения

Делопроизводитель — специалист по организации и ведению документооборота компании. Обеспечивает регистрирование, движение, хранение и учет служебных и кадровых документов, поддерживает электронный документооборот, готовит документы для внутренних процессов и внешней переписки. Действует в рамках законодательных требований, внутренних регламентов и стандартов компании.

Квалификационные требования

• Среднее специальное или высшее образование (офис‑менеджмент, юриспруденция, экономика или сопутствующие направления).
• Опыт работы в сфере делопроизводства, архивного дела или административной поддержки — от 1 года (рекомендуется 2+ года для позиций с полной ответственностью за ЭДО).
• Знание основ документооборота, деловой переписки, правил обработки персональных данных и требований к архивному хранению.
• Навыки работы с ЭДО/TMS/1С (например, «1С:Документооборот»), MS Office, скан‑оборудованием и электронными подписями.
• Внимательность, дисциплинированность, навыки классификации и систематизации документов.
• Понимание требований к оформлению первичных и юридически значимых документов — преимущество.

Должностные обязанности

• Приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции и электронных писем; формирование исходящих документов.
• Ведение и обновление реестров документов, журналов регистрации, электронных папок и баз данных.
• Организация и контроль исполнения поручений по документам: отслеживание сроков, напоминания ответственным сотрудникам.
• Подготовка деловой переписки, отчетов, приказов, распоряжений и других служебных документов в соответствии с корпоративными шаблонами.
• Ведение кадрового документооборота: приём/оформление личных дел, приказов, трудовых договоров и прочих кадровых документов (если закреплено в должности).
• Обеспечение корректного оформления первичных документов и сопровождение их согласований.
• Работа с электронным документооборотом: загрузка, подписание, пересылка, архивирование электронных документов.
• Организация хранения документов, систематизация архива, подготовка документов для передачи в архив/утиль по срокам хранения.
• Подготовка документов для аудитов, проверок и внешних запросов; взаимодействие с контрагентами по вопросам документооборота.
• Соблюдение конфиденциальности, защита персональных данных и внутренних регламентов.

Отчетность

Делопроизводитель отчитывается перед непосредственным руководителем (начальник отдела, руководитель администрации или HR‑менеджер) и предоставляет:

• журналы регистрации и электронные реестры;
• ежемесячные/квартальные отчеты по документообороту (количество входящих/исходящих, сроки исполнения);
• акты о выполнении заданий и сведения о найденных нарушениях в оформлении документов.

Права

• Получать полную информацию и материалы, необходимые для выполнения обязанностей.
• Требовать от подразделений предоставления документов в установленные сроки и в корректном оформлении.
• Использовать служебные системы и инструменты (ЭДО, 1С, сканеры) для исполнения должностных задач.
• Вносить предложения по оптимизации документооборота и систем хранения документов.

Критерии эффективности и ответственность

• Критерии эффективности: своевременная регистрация и обработка документов, отсутствие потери документов, соблюдение сроков исполнения, корректность оформления и высокая степень соответствия регламентам.
• Делопроизводитель несёт ответственность за правильность учета и сохранность документов, соблюдение требований по конфиденциальности и своевременность предоставления документов для проверок. В случае нарушений применяются дисциплинарные и иные меры в соответствии с внутренними правилами и законодательством.