Должностные обязанности Начальника отдела по управлению персоналом

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Цель

должности:

Решаемые задачи:

Начальник отдела по управлению персоналом относится к категории руководителей.

Основной целью деятельности начальника отдела по управлению персонала является обеспечение конкурентных преимуществ Общества за счет создания эффективной кадровой политики, позволяющей формировать команду высококвалифицированных специалистов, развивать и мотивировать персонал к рациональному и эффективному труду.

— Разработка и внедрение кадровой политики предприятия;

— Подбор, адаптация, расстановка, закрепление персонала;

— Повышение профессионального уровня сотрудников;

— Мотивация персонала;

— Обеспечение эффективного использования персонала;

— Постановка и контроль системы учета движения персонала;

— Обеспечение здоровых и безопасных условий труда;

— Обеспечение соблюдения норм трудового законодательства;

Требования

к образованию:

Высшее образование (экономическое, инженерно – экономическое, психологическое), и стаж работы на руководящих должностях не менее 2 лет;

Обязательные требования

к квалификации:

Аналитические, организационные и коммуникативные навыки.

Владение программным пакетом 1С – «Зарплата и кадры», MS Office на уровне уверенного пользователя;

Опыт организации корпоративных мероприятий, владение методиками социологических и социально –психологических методик диагностики персонала;

Должен знать

— Руководящие и нормативные документы, касающиеся работы предприятий торговли;

— Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы, касающиеся вопросов труда и социального развития;

— Цели, стратегию развития и бизнес – план предприятия;

— Профиль, специализацию и особенности структуры предприятия;

— Методику планирования и прогнозирования потребности в кадрах;

— Конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг;

— Методы анализа количественного и качественного состава работающих;

— Формы и методы обучения и повышения квалификации кадров;

— Передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персонала;

— Современные теории управления персоналом и его мотивации;

— Основы производственной педагогики;

— Этику делового общения;

— Основы организации делопроизводства;

— Систему стандартов по труду, трудовых нормативов;

— Порядок заключения трудовых договоров, тарифных соглашений и регулирование трудовых споров;

— Трудовое законодательство;

— Экономику, социологию и психологию труда;

— Формы и системы оплаты труда, его стимулирования;

— Методы оценки работников и результаты их труда;

— Передовые технологии кадровой работы;

— Стандарты и унифицированные формы кадровой документации;

— Технологический процесс;

— Экономику, организацию производства и труда;

— Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности;

— Правила внутреннего распорядка;

Личностные качества

Лидерство, коммуникабельность, энергичность, креативность, ответственность, внимательность, пунктуальность, организаторские способности, позитивный настрой.

Назначение на должность

Начальник отдела по управлению персоналом назначается на должность и освобождается приказом Генерального директора Общества.

Замещение

В период временного отсутствия Начальника отдела по управлению, его обязанности выполняются иным лицом, назначенным в установленном порядке Генеральным директором Общества.

Общие показатели эффективности

Динамика показателей текучести персонала;

Уровень производственной дисциплины;

Рост профессионализма персонала;

Соблюдение графика документооборота;

Социально – психологический климат;

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Функции

и стандарты исполнения:

Маркетинговые исследования рынка труда

Стратегическое развитие

Планирование персонала

Кадровое обеспечение деятельности Общества

Организация труда и планирование рабочего времени

Адаптация персонала

Обеспечение повышения уровня квалификации персонала

Управление трудовой дисциплиной

Мотивация персонала и оплата труда

Формирование

корпоративная культура

Правовое обеспечение кадровой работы.

ДОУ

Высвобождение персонала

Управление деятельностью отдела

Обеспечение сохранности имущества

Охрана труда и техника безопасности

Регулярно осуществляет мониторинг рынка труда на территории нахождения Общества, его подразделений, в том числе мониторинг:

— уровня заработных плат в аналогичных организациях по аналогичным профессиям, должностям и специальностям (не реже 1 раза в полугодие);

— специфики предложений на рынке труда (не реже 1 раза в год);

— уровня квалификации торгового персонала предприятий конкурентов (не реже 1 раза в квартал);

Ежегодно, до 15 декабря текущего года организует мероприятия по анализу эффективности кадровой политики предприятия, в том числе:

— анализ текучести кадров;

— анализ социально – психологического климата;

— анализ удовлетворенности трудом и заработной платой;

Вносит предложения на рассмотрение руководства по корректировки кадровой политики Общества;

Разрабатывает (вносит изменения) кадровую политику на следующий год и передает на утверждение Генеральному директору Общества не позднее 15 января текущего года;

Ежегодно, не позднее 15 декабря текущего года разрабатывает (корректирует), согласует с руководителями подразделений и передает на утверждение Генеральному директору документ «Структура и штатная численность».

Анализирует потребность в персонале с учетом развития организации;

Обеспечивает своевременное внесение изменений в документ «Структура и штатная численность», в том числе готовит проект приказа о внесении изменений и передает на утверждение Генеральному директору;

Осуществляет контроль над соблюдением штатной дисциплины;

Ежемесячно осуществляет анализ обеспеченности предприятия персоналом;

Определяет требования к кандидатам на открытые вакансии;

Организует мероприятия по поиску и подбору кадров:

Осуществляет взаимодействие с центрами занятости, кадровыми агентствами;

Организует процесс размещения информации об открытых вакансиях в СМИ;

Осуществляет анализ резюме (анкет) соискателей на вакансию на предмет соответствия требованиям;

Осуществляет первичное собеседование с кандидатами и организует дополнительное собеседование с руководителем подразделения, имеющего открытую вакансию;

Обеспечивает проверку наличия и достоверности документов, необходимых для оформления трудовых отношений;

В случае необходимости организует конкурсный отбор, тестирование кандидатов;

Контролирует своевременность и правильность оформления трудовых отношений, в том числе:

Оформление документов по учету кадров;

Оформление и подписание трудового договора;

Оформление и подписание договора о материальной ответственности;

Оформление и своевременное подписание приказа о приеме на работу;

Участвует в разработке организационной структуры предприятия;

Участвует в разработке Положений о подразделениях;

Руководит работами по разработке должностных инструкций;

Осуществляет контроль над исполнением функциональных обязанностей;

Контролирует (не позднее 1 числа текущего месяца) своевременность и правильность составления плана – графика работы сотрудников подразделений;

Руководит разработкой графика отпусков на следующий год и предоставляет на утверждение Генеральному директору не позднее 12 декабря текущего года;

В случае необходимости своевременно вносит корректировки в график отпусков;

Контролирует исполнение регламента по введению в должность;

Осуществляет организацию рабочего места сотрудника;

Разрабатывает и контролирует реализацию индивидуальной программы по введению в должность;

Осуществляет мониторинг процесса адаптации сотрудника посредством еженедельного собеседования с сотрудником и его руководителем до завершения испытательного срока;

В случаях необходимости принимает меры по повышению эффективности процесса введения в должность и устранения причин препятствующих этому;

Контролирует сроки завершения испытательного срока и вносит предложения по досрочному завершению испытательного срока либо о расторжении трудового договора в случае несоответствия должности;

Контролирует своевременность и правильность оформления документации по завершению испытательного срока либо об оценке сотрудника, являющейся основанием для признания несоответствии должности;

Организует работу по оценке (аттестации) уровня квалификации сотрудников:

Руководит работами по разработке стандартов качества;

Организует работы по определению требований к квалификации сотрудников подразделений с учетом результатов анализа конкурентов;

Организует работы по разработке методик оценки и аттестации сотрудников;

Не реже 1 раза в год организует мероприятия по оценке и аттестации персонала в соответствии с Положением об аттестации;

Организует мероприятия по внеплановой аттестации в соответствии с Положением об аттестации;

Организует мероприятия по независимой оценке качества обслуживания;

Контролирует своевременность и правильность оформления кадровой документации по организации и проведению аттестации

Организует работу по повышению квалификации персонала:

Осуществляет работу по определению потребности в обучении;

Разрабатывает план – график обучения и повышения квалификации персонала;

Осуществляет взаимодействие с учебными центрами по заключению договоров на обучение и повышение квалификации персонала;

Контролирует своевременность и правильность оформления ученических договоров;

Организует и контролирует процесс обучения;

Организует работу по подготовке кадрового резерва:

Разрабатывает и реализует программу работы с кадровым резервом;

Разрабатывает систему замещения руководителей;

Вносит предложения по ротации кадров;

Контролирует своевременность оформления кадровой документации по кадровому перемещению;

Ежеквартально предоставляет Генеральному директору отчет о результатах реализации программы по обучению и повышению квалификации персонала;

Руководит работами по учету рабочего времени, в том числе:

Ежедневно осуществляет контроль над бесперебойной работой сканера;

Ежедневно осуществляет контроль выхода сотрудников на работу;

Контролирует своевременность предоставления оправдательных документов по факту опозданий, невыходов на работу;

Требует предоставления объяснительных по факту опозданий, невыходов на работу в случаях отсутствия оправдательных документов;

Ежемесячно (не позднее 5 числа текущего месяца) осуществляет проверку табеля учета рабочего времени;

Осуществляет контроль над соблюдением трудовой и исполнительской дисциплины, в том числе:

Ежедневно контролирует соответствие внешнего вида сотрудников установленному стандарту;

Направляет на медицинское освидетельствование сотрудников с признаками алкогольного или наркотического опьянения;

Регистрирует и своевременно рассматривает служебные и докладные записки по фактам нарушения трудовой дисциплины;

Осуществляет плановые проверки удаленных точек на предмет соблюдения графика работы и трудовой дисциплины ( не реже 2 раз в месяц);

Ведет журнал дисциплинарных замечаний (регулярно);

Ежемесячно (не позднее 5 числа) осуществляет организацию заседания дисциплинарной комиссии;

Обеспечивает документирование результатов заседания дисциплинарной комиссии и подготовку проектов приказов по дисциплинарным взысканиям и поощрению сотрудников;

Ежемесячно, (не позднее 10 числа) обеспечивает доведение результатов заседания дисциплинарной комиссии до сотрудников предприятия на общем собрании коллектива;

Участвует в разработке штатного расписания в части оплаты труда в качестве консультанта по вопросам рыночной стоимости специалистов на рынке труда, определении принципов дифференциации оплаты труда с учетом статуса, квалификации, объемов работ и т.д., влиянии тех или иных форм и размеров оплаты труда на мотивацию;

Разрабатывает и внедряет утвержденные Генеральным директором предложения и программы нематериального стимулирования сотрудников, конкурсов на определение лучших по профессии и др.;

Ежемесячно (не позднее 5 числа) осуществляет контроль своевременности и правильности оформления и предоставления табелей по КТУ в соответствие с Положением о КТУ;

Обеспечивает занесение результатов работы подразделений сбыта в «Экран показателей»;

Осуществляет контроль реализации программы по мотивации сотрудников к здоровому образу жизни и ежемесячно (не позднее 5 числа) готовит проект приказа о премировании некурящих и наложении санкций на курящих сотрудников организации;

Ежемесячно (не позднее 5 числа) оформляет документы на оплату переработок на основании анализа служебных записок руководителей подразделений;

Вносит предложения на рассмотрение руководства по вопросам изменения размера вознаграждения за труд в связи с изменением функционала сотрудника, увеличение норм обслуживания или объемов работ;

Руководит работами по разработке (корректировке) принципов корпоративной культуры организации;

Контролирует соблюдение положений корпоративной политики;

Осуществляет разъяснительную и воспитательную работу с сотрудниками, нарушающими стандарты корпоративной культуры;

Организует корпоративные мероприятия, приуроченные к праздничным и иным значимым для предприятия датам;

Организует мероприятия по поздравлению именинников, юбиляров;

Организует процедуры изучения социально – психологического климата в коллективе;

Выявляет причины неудовлетворенности сотрудников и вносит предложения по устранению психотравмирующих факторов;

Организует мероприятия по разработке/корректировке (в случае необходимости) Правил внутреннего распорядка, трудовых и ученических договоров, а также их правовую экспертизу (совместно с юрисконсультом);

Обеспечивает юридическую силу документов по оформлению приема, увольнения, дисциплине и т.д.;

Организует работы по разработке регламентов работы отдела, ДОУ и графика документооборота;

Осуществляет регулярный контроль над текущей деятельностью отдела по управлению персонала на предмет соблюдения правил и норм оформления кадровой документации, графика документооборота;

Выясняет причины увольнения сотрудников по собственному желанию;.

В случае необходимости участвует в решении конфликтных ситуаций, являющихся причиной увольнения сотрудника;

Контролирует своевременность и правильность оформления документов по увольнению сотрудника.

Контролирует передачу документов и ТМЦ по акту передачи, в случае увольнения сотрудников;

Организует работы по определению областей управления и распределению функционала между сотрудниками отдела.

Организует работы по разработке (корректировке) Положения о подразделении, должностных инструкций сотрудников отдела.

Контролирует и координирует деятельность структурных подразделений в части собственной компетенции.

Бережно относиться к имуществу предприятия;

Контролирует своевременную организацию инвентаризацию и передачу ТМЦ в отделах в случаях ухода в отпуск заведующего отдела, увольнении более 50% сотрудников отдела;

Контролирует отсутствие задолженности сотрудника перед предприятием, в том числе по ученическим договорам в случае увольнения последнего;

Обеспечивает соблюдение сотрудниками службы правил и норм по охране труда и технике безопасности;

Участвует в реализации мероприятий по ОТ и ТБ;

Полномочия:

Ответственность

Знакомиться с проектами руководства, имеющими отношение к непосредственной компетенции начальника отдела по управлению персоналу.

Участвовать в обсуждении проектов, имеющих отношение к непосредственной компетенции начальника отдела по управлению персоналом;

Представлять интересы Общества во взаимоотношениях с физическими и юридическими лицами, органами государственной власти и управления в пределах своей компетенции;

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Требовать предоставления необходимой информации для решения возложенных на него задач от подчиненных ему должностных лиц, в соответствие с выполняемыми функциональными обязанностями согласно их должностным инструкциям и матрицы распределения функций;

Проводить обследования, проверки, анализ работы структурных подразделений, подчиненных ему должностных лиц по любым вопросам, входящим в его компетенцию, давать указания по исправлению выявленных недостатков;

Вносить предложения по поощрению работников и наложению взыскания за нарушение Устава, правил внутреннего распорядка, регламентов деятельности.

Распоряжаться имеющимися в распоряжении финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и техническими ресурсами, принимать решения по их перераспределению в соответствие с планом экономического развития.

Организовывать и проводить оперативные и деловые совещания, собрания трудового коллектива Коммерческой службы.

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим документом должностных обязанностей несет начальник по управлению персоналом, в том числе за:

несвоевременное или некачественное выполнение должностных обязанностей, определенных данным документом, нарушение Устава, Правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и иных локальных актов предприятия.

совершение в процессе осуществления трудовой деятельности правонарушения;

причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации;

последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных законодательством, уставом предприятия, иными нормативно – правовыми актами; Начальник отдела по управлению персоналом не освобождается от ответственности за влекущие ответственность действия, произведенные лицами, которым он делегировал свои права;

недобросовестное использование имущества и средств предприятия в собственных интересах или интересах, противоположных интересам Общества;

предоставление недостоверной информации, или несвоевременное предоставление информации о результатах собственной деятельности непосредственному руководителю;

неисполнение плановых мероприятий по обучению персонала и повышения квалификации;

не соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины, инструкций по охране труда, техники безопасности, технике пожарной безопасности;

разглашение коммерческой тайны в пределах установленных законодательством РФ;

Ответственность сотрудника наступает по факту выявленного нарушения в порядке, формах и размере, предусмотренных законодательством РФ, нормативными документами организации.

Координации:

Подчинен:

Генеральному директору

Подчиненные:

Административное подчинение: Инспектор по кадрам;

Коммуникации:

§ Со всеми руководителями Служб и управлений, начальниками отделов в пределах своей компетенции.

Отчитывается:

Перед Генеральным директором;

Показатель/периодичность:

Еженедевно.

Ежемесячно.

Ежеквартально.

Ежегодно.

Аналитический отчет о реализации плана мероприятий

Х

Отчет о текучести кадров

Х

Х

Отчеты по результатам исследований

Х

Дата

Содержание

Подписи