Должностные обязанности Офис-менеджер / делопроизводитель

Общие положения Офис‑менеджера / делопроизводителя

Офис‑менеджер / делопроизводитель — специалист, отвечающий за организацию административной и документальной поддержки компании. Обеспечивает бесперебойную работу офиса, ведение делопроизводства, регистрацию и хранение документов, коммуникацию с контрагентами и внутреннюю поддержку сотрудников. Действует в соответствии с внутренними регламентами, политиками по документообороту и указаниями руководства.

Квалификационные требования Офис‑менеджера / делопроизводителя

• Среднее профессиональное или высшее образование (офис‑менеджмент, делопроизводство, юриспруденция, экономика или смежные направления).
• Опыт работы в делопроизводстве, офис‑администрировании или на аналогичной позиции от 1 года (Junior) / 2–4 года (Middle) / 5+ лет (Senior).
• Знание нормативов документооборота, архивации, сроков хранения документов и требований к оформлению договоров.
• Владение офисными пакетами: MS Office (Word, Excel, Outlook), Google Workspace; опыт работы с 1С:Документооборот/1С:Бухгалтерия — преимущество.
• Навыки работы с офисной техникой (МФУ, факс, сканеры), системами электронного документооборота (EDMS), OCR‑инструментами.
• Коммуникативные навыки, грамотная деловая переписка, способность к работе с конфиденциальной информацией.
• Организаторские навыки, ответственность, внимательность к деталям и умение приоритизировать задачи.
• Знание базовых норм трудового и гражданского права — преимущество.
• Готовность к выполнению поручений руководства и взаимодействию с несколькими подразделениями.

Должностные обязанности Офис‑менеджера / делопроизводителя

• Ведение входящего и исходящего документооборота: регистрация, распределение, контроль исполнения и архивация документов.
• Подготовка, оформление и проверка договоров, актов, приказов, соглашений и иных юридически значимых бумаг.
• Ведение реестров, журналов регистрации, контроль сроков хранения и уничтожения документов в соответствии с политиками организации.
• Организация работы офиса: контроль запасов канцелярии, расходных материалов, взаимодействие с поставщиками услуг и подрядчиками.
• Обеспечение приёма и обслуживания гостей: приём звонков, координация переговорных комнат, встреча делегаций.
• Административная поддержка руководства и сотрудников: копирование, сканирование, печать, подготовка презентационных материалов.
• Ведение деловой переписки, подготовка писем и информационных запросов; обеспечение корректного сопровождения корреспонденции.
• Обеспечение работы электронной почты общего пользования, распределение запросов и контроль ответов.
• Ведение кадровой документации в части первичных документов (приём/увольнение, заявления, отпуска) в пределах переданных полномочий.
• Организация командировок: бронирование транспорта и проживания, оформление командировочных документов.
• Обеспечение соблюдения правил безопасности в офисе и контроль доступа (пропуска, учет ключей).
• Участие в подготовке отчетов по административным расходам и предложениях по оптимизации затрат.

Отчетность Офис‑менеджера / делопроизводителя

Офис‑менеджер / делопроизводитель подотчётен непосредственному руководителю (административному менеджеру, директору по операционной деятельности или HR) и предоставляет:

• ежедневные/еженедельные сводки по входящей корреспонденции и статусу ключевых документов;
• ежемесячные отчёты по административным расходам, запасам и необходимым закупкам;
• реестры и акты по приёму/передаче документов, акты выполненных работ с подрядчиками;
• отчёты по командировкам и служебным заданиям, реестры приказов и распоряжений.

Права Офис‑менеджера / делопроизводителя

• Запрашивать у сотрудников и подразделений документы и информацию, необходимую для регистрации, оформления и исполнения документации.
• Организовывать закупки канцелярских и офисных товаров в пределах утверждённого бюджета и процедур.
• Координировать приём гостей и расписание переговорных комнат, утверждать время встреч в рамках регламентов.
• Вносить предложения по оптимизации офисных процедур, делопроизводства и сокращению затрат.
• Приостанавливать обработку сомнительных или некорректно оформленных документов и информировать руководителя о рисках.
• Использовать служебные ресурсы (почта, телефон, CRM/EDMS) для выполнения служебных задач.

Критерии эффективности и ответственность Офис‑менеджера / делопроизводителя

• Основные KPI: точность и своевременность регистрации документов, уровень автоматизации документооборота, скорость обработки входящей корреспонденции, уровень удовлетворённости внутренних клиентов, контролируемые административные расходы.
• Примеры целевых значений:
  • Своевременная регистрация и распределение корреспонденции ≥ 98%;
  • Ошибки в оформлении договоров ≤ 0.5%;
  • Уровень удовлетворённости сотрудников административной поддержкой ≥ 4.5/5;
  • Соблюдение лимитов по запасам и закупкам (отклонение бюджета) ≤ 5%.
• Офис‑менеджер несёт ответственность за корректность ведения документооборота, сохранность конфиденциальных материалов, своевременное исполнение поручений и рациональное использование офисных ресурсов. За нарушения применяются меры согласно внутренним регламентам и трудовому законодательству.

Пример KPI на квартал Офис‑менеджера / делопроизводителя

KPIЦелевое значениеРегистрация входящей корреспонденции в срок | ≥ 98%
Время обработки запроса сотрудников (срочные/обычные) | ≤ 2 часа / ≤ 1 рабочий день
Количество ошибок в документах | < 1%
Уровень удовлетворённости сотрудников (опрос) | ≥ 4.5 / 5
Отклонение бюджета по закупкам | < 5%

Подбор Офис‑менеджера / делопроизводителя в кадровом агентстве ФАВОРИТ

• Поиск и подбор специалистов с проверкой практических навыков: кейсы по регистрационной деятельности, тесты по деловой переписке и оформлению договоров.
• Оценка владения EDMS, 1С и офисными инструментами, навыков работы с конфиденциальной документацией.
• Проверка аккуратности, ответственности и коммуникативных навыков через ролевые интервью и тестовые задания.
• Сопровождение адаптации в probation‑период и гарантийная замена при несоответствии.

Для оперативного подбора офис‑менеджера / делопроизводителя, способного наладить точный документооборот, обеспечить административную поддержку и повысить эффективность работы офиса, обращайтесь в Международное кадровое агентство ФАВОРИТ. Мы подберём кандидата с нужным уровнем опыта, навыками работы с EDMS и высокой исполнительностью. Свяжитесь с нами через контакты на сайте для расчёта сроков и стоимости подбора.