Должностные обязанности Секретарь со знанием английского языка

Общие положения Секретаря со знанием английского языка

Секретарь со знанием английского языка — специалист, обеспечивающий административную и коммуникативную поддержку руководителя или офиса, включая ведение деловой переписки и коммуникаций на русском и английском языках. Отвечает за организацию документооборота, календарное планирование, приём и координацию встреч, перевод деловой корреспонденции и телефонных переговоров. Действует в соответствии с внутренними регламентами компании, правилами конфиденциальности и поручениями руководства.

Квалификационные требования Секретаря со знанием английского языка

• Среднее профессиональное или высшее образование (офис‑менеджмент, лингвистика, деловое администрирование или смежные направления).
• Опыт работы на позиции секретаря/ассистента/офис‑менеджера от 1 года (Middle) / от 3 лет (Senior).
• Владение английским языком на уровне не ниже Intermediate (B1) — способность вести деловую переписку, устные переговоры и перевод простых документов; уровень Upper‑Intermediate/Advanced (B2–C1) — преимущество.
• Отличное знание деловой переписки, делопроизводства, правил оформления документов.
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace, календарными системами (Outlook/Google Calendar), Zoom/Teams.
• Навыки работы с CRM и электронной документацией — преимущество.
• Коммуникабельность, аккуратность, стрессоустойчивость, высокая степень конфиденциальности и этики.
• Знание основ протокольных правил, организации деловых мероприятий и командировок.

Должностные обязанности Секретаря со знанием английского языка

• Ведение деловой переписки на русском и английском языках: подготовка, перевод и фильтрация входящих/исходящих писем.
• Управление календарём руководителя: планирование встреч, контроль конфликтов расписания и приоритетов.
• Организация и координация встреч, видеоконференций, приём гостей и подготовка переговорных комнат.
• Подготовка материалов для встреч: повестки, презентации (включая англоязычные версии), справки и протоколы.
• Ведение документооборота: регистрация, систематизация, подготовка документов для подписи и хранения.
• Телефонная поддержка и коммуникация с клиентами/партнёрами на английском языке при необходимости.
• Бронирование командировок, гостиниц, транспорта и сопутствующая логистика.
• Ведение реестров, списков контактов и баз данных; обновление CRM/контакт‑карт.
• Обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение корпоративных стандартов.
• Выполнение поручений руководителя, контроль исполнения задач и подготовка кратких отчётов по статусу.

Отчетность Секретаря со знанием английского языка

Секретарь подотчётен непосредственно руководителю и предоставляет:

• ежедневные/еженедельные сводки по календарю и выполненным поручениям;
• отчёты о входящей/исходящей корреспонденции (включая англоязычную переписку) по запросу;
• подготовленные материалы и протоколы встреч;
• списки командировок и отчёты по организационным расходам.

Права Секретаря со знанием английского языка

• Запрашивать у сотрудников и подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения служебных задач.
• Организовывать встречи, бронирование и логистику в рамках утверждённого бюджета.
• Представлять руководителя при согласовании организационных вопросов в пределах делегированных полномочий.
• Предлагать шаблоны писем, регламенты работы с корреспонденцией и улучшения процессов документооборота.
• Инициировать перевод документов на английский/с английского и привлекать внешних переводчиков при необходимости (в рамках бюджета).

Критерии эффективности и ответственность Секретаря со знанием английского языка

• Основные KPI: точность и своевременность ведения календаря, качество деловой переписки (рус./англ.), своевременное выполнение поручений руководителя, соблюдение конфиденциальности.
• Примеры целевых значений:
  • Выполнение поручений руководителя в срок ≥ 95%;
  • Количество конфликтов в расписании ≤ 2% от общего числа встреч;
  • Время подготовки стандартной презентации/материала ≤ 48 часов;
  • Ошибки в деловой переписке (критичные) — 0.
• Секретарь несёт ответственность за корректность оформляемых документов, сохранность и конфиденциальность информации, точность переводов и своевременность организационной поддержки. За нарушения применяются меры в соответствии с внутренними регламентами и трудовым законодательством.

Подбор Секретаря со знанием английского языка в кадровом агентстве ФАВОРИТ

• Поиск и оценка кандидатов с подтверждённым уровнем английского и навыками деловой переписки.
• Оценка практических навыков через кейсы: перевод делового письма, организация сложного календаря, подготовка англоязычной презентации.
• Проверка рекомендаций, соответствия корпоративной культуре и конфиденциальности.
• Сопровождение адаптации в probation‑период и гарантийная замена при несоответствии.

Для оперативного и качественного подбора секретаря со знанием английского языка, готового обеспечить международную коммуникацию, делопроизводство и организационную поддержку, обращайтесь в Международное кадровое агентство ФАВОРИТ. Мы подберём кандидата с нужным уровнем английского, практическими навыками и деловой этикой.