Должностные обязанности Ученый секретарь

Общие положения

Ученый секретарь — специалист научно‑организационного отдела или секретариата научного совета, ответственный за организацию научной и экспертной работы учреждения, ведение документации, координацию заседаний и сопровождение публикационной и грантовой активности. Действует в соответствии с уставом учреждения, локальными регламентами и решениями руководства.

Квалификационные требования

• Высшее образование (желаемо — в профильной научной области, менеджменте науки, библиотечно‑информационной деятельности или в смежных дисциплинах).
• Опыт работы в научных организациях, ВУЗах, научно‑исследовательских институтах или в органах аккредитации от 1–3 лет.
• Знание нормативов по оформлению научной документации, процедур аккредитации, публикационной политики и требований баз данных (RSCI, Scopus, Web of Science).
• Навыки подготовки протоколов, повесток, аналитических справок, отчетов и презентаций.
• Владение офисными инструментами (MS Office / Google Workspace), системами управления документами и платформами для видеоконференций.
• Опыт работы с платформами грантовых заявок и отчетности — преимущество.
• Коммуникационные навыки, внимательность к деталям, организаторские способности, соблюдение конфиденциальности.
• Владение английским языком на уровне чтения научной документации — преимущество.

Должностные обязанности

• Организация работы научного совета/учёного совета: подготовка повесток, рассылка материалов, ведение регистрационной документации и протоколирование заседаний.
• Подготовка и согласование проектов решений, приказов и распоряжений на основании решений научных органов.
• Координация подготовки научных отчётов, аналитических справок, годовой научной отчётности и материалов для аккредитации.
• Сопровождение процедуры публикационной активности: помощь авторам в подготовке рукописей, проверка соответствия журналам, поддержка загрузки в базы (RSCI, Scopus, Web of Science).
• Поддержка грантовой деятельности: сбор документов, подготовка конкурсных пакетов, контроль сроков и отчётности по грантам.
• Ведение реестров исследовательских проектов, патентов, публикаций и научных сотрудников; актуализация показателей НИР/НИОКР.
• Контакт с внешними экспертами, ревьюерами, партнёрами, фондами и аккредитационными органами.
• Организация научных мероприятий: конференций, семинаров, круглых столов и вебинаров (логистика, регистрация, материалы).
• Обеспечение информационной поддержки научных подразделений: рассылки, публикация объявлений, администрирование внутренних порталов.
• Сопровождение процессов внутреннего и внешнего аудита научной деятельности, подготовка ответов на запросы контролирующих и аккредитационных органов.
• Обеспечение конфиденциальности и корректного хранения персональных и экспертных данных.

Отчетность

Ученый секретарь подотчётен заведующему научной частью, проректору по науке или руководителю секретариата и предоставляет:

• протоколы и решения научного совета;
• ежемесячные/квартальные сводки по научной активности и публикациям;
• отчёты по грантам и их статусам;
• реестры проектов, публикаций и патентов;
• документы для аккредитации и внешних проверок.

Права

• Запрашивать у сотрудников и подразделений информацию и документы, необходимые для подготовки материалов научного совета и отчётности.
• Инициировать проведение экспертиз, привлекать внешних рецензентов и экспертов в рамках утверждённых процедур.
• Вносить предложения по улучшению организационных процедур, регламентов и шаблонов документов.
• Останавливать распространение результатов заседаний до их официального утверждения при выявлении несоответствий.
• Использовать служебные ресурсы (электронную почту, внутренние порталы, CRM/EDMS) для выполнения служебных обязанностей.

Критерии эффективности и ответственность

• Критерии эффективности: своевременность подготовки и проведения заседаний, полнота и корректность протоколирования, точность и актуальность реестров проектов и публикаций, качество сопровождения грантов и успешность прохождения аккредитаций.
• Основные KPI:
  • процент заседаний, подготовленных и проведённых без опозданий;
  • доля успешно закрытых грантовых отчётов в срок;
  • точность и актуальность реестра публикаций (соответствие Scopus/RSCI/WoS);
  • количество успешно завершённых процедур аккредитации и внешних проверок.
• Ученый секретарь несёт ответственность за корректность оформляемых документов, соблюдение процедур и сроков, конфиденциальность данных и полноту отчётности. За нарушения применяются меры в соответствии с локальными регламентами и трудовым законодательством.

Для поиска квалифицированных Ученых секретарей обратитесь в кадровое агентство «ФАВОРИТ». Мы поможем подобрать специалистов, отвечающих вашим требованиям. Связаться с нами можно по номеру телефона +7 (495) 988-55-25 или отправить запрос на нашем веб-сайте favorit.pro.