Мы не занимаемся поиском работы, Вы можете выбрать подходящую для себя вакансию на сайте агентства ФАВОРИТ, в каждой вакансии указаны спосбы связи для обсуждения деталей вакансии.
Найти вакансию

меню

РЕКРУТИНГ
КАДРОВОЕ АГЕНТСТВО ФАВОРИТ

Офис — менеджер - Вакансия №3154

Москва
З/П 90 000
 
Город: Москва
Сфера деятельности:
 
Должностные обязанности: 1 Обеспечение жизнедеятельности офиса:

Отслеживание работоспособности и исправного состояния офисной техники,
телефонии, СКУД;

Контроль и поддержание переговорных комнат, рабочего пространства в
надлежащем состоянии, согласно регламентам компании;

Контроль и поддержание температурного режима в кабинете и приемной
генерального директора, согласно регламентам компании;

Курирование корпоративного такси:

Своевременное пополнение всех лицевых счетов;

Отслеживание уровня доступов сотрудников.

Курирования корпоративной связи:

Своевременное пополнение всех лицевых счетов;

Приобретение новых сим-карт;

Прочие действия, связанные с корпоративной связью и мобильными телефонами
Компании.

Работа с оргтехникой:
 Сканирование документов;
 Редактирование PDF-документов;
 Отправка/прием факса;
 Брошюровка и сшивка документов;
 Ламинирование и пр.

Заказ необходимых комплектующих и оборудования для офиса;

Контроль наличия и организация заказа канцелярии и сувенирной продукции;

Координация работы уборщиц – отслеживание порядка и чистоты согласно
регламенту;

Контроль обеспечения продуктовыми запасами.
2 Документооборот:

Прием, регистрация и распределение входящей документации;

Прием, регистрация и отправка исходящей документации;

Ведение журналов вх./исх. документации;

Контроль и организация доставки документации и малогабаритных грузов
посредством штатных курьеров;

Контроль и организация доставки документации и различных грузов посредством
сторонних курьерских служб;

Контроль за своевременным обновлением доверенностей на курьеров в различные
инстанции (ОПС, ИФНС, ПФР, Банки);

Контроль за актуальностью подписок на информационные издания, продление их.
3 Бюджетирование:

Составление, контроль и выполнение годового бюджета Административного
подразделения Компании;

Расчет и исполнение ежемесячного бюджета Административного подразделения
Компании;

Оформление авансовых отчетов в 1С (включая расходы личного персонала
собственника), предоставление закрывающих документов.
4 Внешнее взаимодействие:

Прием и распределение входящих звонков;

Встреча гостей, организация конференций, совещаний, zoom-meetings;

Ведение коммуникаций с зарубежными поставщиками по запросам сотрудников
(поиск услуг, товаров и их закупка) и потребностям Компании в целом.
5 Взаимодействие с внутренним клиентом:

Travel-поддержка сотрудников (совместно с административным менеджером)

Оформление виз;

Заказ билетов (авиа, ж/д);

Подбор и бронирование гостиниц;

Заказ трансфера и прочее.

Выполнение поручений руководителя;

Организация и заказ визиток, брендированной продукции (совместно с
административным менеджером).
6 Корпоративная культура:

Своевременное обновление телефонного справочника и адресной книги Outlook;

Контроль за качественным выполнением задач курьерами;

Организация и контроль приобретения корпоративных подарков для партнеров;

Организация и контроль корпоративных и спортивных мероприятий;
Контроль за соблюдением «антиковидных» мер
Проверка электронных почт компаний на наличие уведомлений от Почты России;
Прочие задачи административно-хозяйственной деятельности.
Требования: приятные манеры, интеллигентность, стрессоустойчивость,
внутренняя организованность, способность вызывать
симпатию в процессе общения, способность сварить
руководителю и гостям вкусный кофе или заварить
вкусный чай
Опыт работы (лет): 3
Образование:
Иностранные языки: Не ниже intermediate
Знание компьютера: -
Внешние данные: -
Испытательный срок (мес.): 3
Необходимость командировок: -
Сверхурочная работа: -
Прописка: -
График работы: Полная занятость
Дополнительный график работы: -
Оформление: -
Обсудить вакансию
Эксперт по подбору персонала: Ганна
Написать: ganna@favorit.pro
Позвонить: +7 (999) 880-52-77