Мы не занимаемся поиском работы, Вы можете выбрать подходящую для себя вакансию на сайте агентства ФАВОРИТ, в каждой вакансии указаны способы связи для обсуждения деталей вакансии.
Найти вакансию

Офис- менеджер - Вакансия №3170

Москва

З/П 90 000 ₽


Город:	Москва
Сфера деятельности:

Должностные обязанности:

1. Обеспечение жизнедеятельности офиса:
• Отслеживание работоспособности и исправного состояния офисной техники, телефонии, СКУД;
• Контроль и поддержание переговорных комнат, рабочего пространства в надлежащем состоянии, согласно регламентам компании;
• Контроль и поддержание температурного режима в кабинете и приемной генерального директора, согласно регламентам компании;
• Курирование корпоративного такси:
 Своевременное пополнение всех лицевых счетов;
 Отслеживание уровня доступов сотрудников.
• Курирования корпоративной связи:
 Своевременное пополнение всех лицевых счетов;
 Приобретение новых сим-карт;
 Прочие действия, связанные с корпоративной связью и мобильными телефонами Компании.
• Работа с оргтехникой:
 Сканирование документов;
 Редактирование PDF-документов;
 Отправка/прием факса;
 Брошюровка и сшивка документов;
 Ламинирование и пр.
• Заказ необходимых комплектующих и оборудования для офиса;
• Контроль наличия и организация заказа канцелярии и сувенирной продукции;
• Координация работы уборщиц – отслеживание порядка и чистоты согласно регламенту;
• Контроль обеспечения продуктовыми запасами.
2. Документооборот:
• Прием, регистрация и распределение входящей документации;
• Прием, регистрация и отправка исходящей документации;
• Ведение журналов вх./исх. документации;
• Контроль и организация доставки документации и малогабаритных грузов посредством штатных курьеров;
• Контроль и организация доставки документации и различных грузов посредством сторонних курьерских служб;
• Контроль за своевременным обновлением доверенностей на курьеров в различные инстанции (ОПС, ИФНС, ПФР, Банки);
• Контроль за актуальностью подписок на информационные издания, продление их.
3. Бюджетирование:
• Составление, контроль и выполнение годового бюджета Административного подразделения Компании;
• Расчет и исполнение ежемесячного бюджета Административного подразделения Компании;
• Оформление авансовых отчетов в 1С (включая расходы личного персонала собственника), предоставление закрывающих документов.
4. Внешнее взаимодействие:
• Прием и распределение входящих звонков;
• Встреча гостей, организация конференций, совещаний, zoom-meetings;
• Ведение коммуникаций с зарубежными поставщиками по запросам сотрудников (поиск услуг, товаров и их закупка) и потребностям Компании в целом.
5. Взаимодействие с внутренним клиентом:
• Travel-поддержка сотрудников (совместно с административным менеджером)
 Оформление виз;
 Заказ билетов (авиа, ж/д);
 Подбор и бронирование гостиниц;
 Заказ трансфера и прочее.
• Выполнение поручений руководителя;
• Организация и заказ визиток, брендированной продукции (совместно с административным менеджером).
6. Корпоративная культура:
• Своевременное обновление телефонного справочника и адресной книги Outlook;
• Контроль за качественным выполнением задач курьерами;
• Организация и контроль приобретения корпоративных подарков для партнеров;
• Организация и контроль корпоративных и спортивных мероприятий;
Контроль за соблюдением «антиковидных» мер
Проверка электронных почт компаний на наличие уведомлений от Почты России;
Прочие задачи административно-хозяйственной деятельности.

Требования:
Опыт работы (лет):	3
Образование:	высшее
Иностранные языки:	Не ниже intermediate
Знание компьютера:	Офисные программы
Внешние данные:	приятные манеры, интеллигентность, стрессоустойчивость, внутренняя организованность, способность вызывать симпатию в процессе общения, способность сварить руководителю и гостям вкусный кофе или заварить вкусный чай

Испытательный срок (мес.):	3
Необходимость командировок:	-
Сверхурочная работа:	-
Прописка:	-
График работы:	Полная занятость
Дополнительный график работы:	5/2
Оформление:	по ТК