Должностные обязанности Ассистент отдела ВЭД

Общие положения Ассистента отдела ВЭД

Ассистент отдела ВЭД — специалист, обеспечивающий операционную поддержку процессов внешнеэкономической деятельности (импорт/экспорт) компании. Обеспечивает корректный документооборот по внешнеторговым контрактам, взаимодействие с таможенными брокерами, логистическими и страховыми партнёрами, контроль сроков поставок и соответствие трансакций внутренним регламентам и внешним требованиям. Действует в соответствии с политиками компании, договорами, требованиями таможенного и торгового законодательства и указаниями руководителя отдела ВЭД.

Квалификационные требования Ассистента отдела ВЭД

• Высшее/среднее профессиональное образование (международная торговля, логистика, юриспруденция, экономика, таможенное дело) или эквивалентный опыт.
• Опыт работы в ВЭД, логистике, таможенном сопровождении или в отделе экспорта/импорта от 1 года (Junior) / от 3 лет (Middle).
• Знание базовых правил внешнеторговой деятельности, правил Incoterms, принципов таможенного оформления и документооборота по импортно‑экспортным сделкам.
• Навыки работы с MS Office, Excel (VLOOKUP, сводные таблицы), электронными почтовыми клиентами, корпоративными ERP/CRM и TMS/WMS.
• Опыт взаимодействия с таможенными брокерами, перевозчиками, страховыми и банковскими структурами — преимущество.
• Базовые знания контрактного и торгового права, валютного контроля и лицензирования внешнеторговых операций.
• Внимательность к деталям, организованность, умение работать с большим объёмом документов и в условиях жёстких сроков.
• Английский язык (технический / деловой) — преимущество для международной переписки.

Должностные обязанности Ассистента отдела ВЭД

• Подготовка и проверка внешнеторговой документации: инвойсы, упаковочные листы, коносаменты, сертификаты происхождения, страховые полисы, экспортные/импортные декларации.
• Сопровождение контрактов: подготовка приложений, согласование условий поставки (Incoterms), контроль сроков поставки и отгрузок.
• Взаимодействие с таможенными брокерами и перевозчиками: передача документов, согласование сроков, контроль статусов грузов и транзита.
• Контроль соответствия поставок требованиям сертификации, лицензирования и санкционного комплаенса; подготовка документов для сертификации.
• Координация работы со складом, логистикой и финансовым отделом: оформление отгрузок, контроль поступления платежей, подготовка документов для банков (аккредитивы).
• Ведение базы данных по поставщикам/партнёрам, контроль контактов и условий сотрудничества.
• Обработка входящей/исходящей деловой переписки на русском и (при необходимости) на английском языке.
• Подготовка внутренних распоряжений и отчётов по ВЭД‑операциям, участие в сверках с контрагентами.
• Участие в оптимизации логистических схем и сокращении затрат на доставку и страхование.
• Поддержка менеджеров по ВЭД при проведении переговоров, подготовка презентаций и коммерческих предложений.
• Обеспечение сохранности и архивации внешнеторговых документов в соответствии с нормативами компании.

Отчетность Ассистента отдела ВЭД

Ассистент отдела ВЭД подотчётен руководителю отдела ВЭД и предоставляет:

• ежедневные/еженедельные сводки по статусу отгрузок и задержек;
• отчёты по подготовленным и отправленным комплектам документов;
• реестр входящих и исходящих платежей по ВЭД‑сделкам (в сотрудничестве с финансами);
• акты сверок с контрагентами и отчёты по инцидентам/несоответствиям;
• предложения и отчёты по оптимизации логистики и документооборота.

Права Ассистента отдела ВЭД

• Запрашивать у внутренних подразделений (логистика, склад, финансы, юрист) информацию и документы, необходимые для сопровождения ВЭД‑операций.
• Взаимодействовать с внешними контрагентами (перевозчики, брокеры, страховщики, банки) в пределах делегованных полномочий.
• Приостанавливать обработку сделки или информировать руководителя о рисках при выявлении несоответствий в документах или нарушениях условий контракта.
• Вносить предложения по улучшению процессов документооборота, стандартных шаблонов и проверочных чек‑листов.
• Использовать корпоративные ресурсы (ERP/CRM/TMS) для ведения учёта и контроля ВЭД‑операций.

Критерии эффективности и ответственность Ассистента отдела ВЭД

• Основные KPI: точность и полнота документации, своевременность отправки/получения документов, количество ошибок в документах, процент выполненных поставок в срок, скорость обработки запросов.
• Примеры целевых значений:
  • Точность документации (ошибки на 1000 Документов) — < 5;
  • Выполнение сроков отправки/отгрузки — ≥ 98%;
  • Время обработки комплекта документов — ≤ 24–48 часов (в зависимости от сложности);
  • Количество спорных случаев/претензий по документам — минимально.
• Ассистент несёт ответственность за корректность сопровождающих документов, соблюдение внутренних регламентов и конфиденциальность коммерческой информации. За нарушения предусмотрены дисциплинарные меры согласно регламентам компании.

Подбор Ассистента отдела ВЭД в кадровом агентстве ФАВОРИТ

Поиск и подбор ассистентов ВЭД с проверкой практических навыков: оформление экспортно‑импортных документов, знание Incoterms, взаимодействие с брокерами и перевозчиками. Оценка кандидатов через кейс‑задания, проверку реальных сделок и рекомендаций. Сопровождение на probation‑период и гарантийная замена при несоответствии.

Для оперативного подбора ассистента отдела ВЭД, готового быстро встраиваться в процессы импорта/экспорта и обеспечивать корректный документооборот, обращайтесь в Международное кадровое агентство ФАВОРИТ. Поможем подобрать кандидата с нужными навыками, языковой подготовкой и проверенной практикой.