Должностные обязанности Ассистент руководителя

Общие положения Ассистента руководителя

Ассистент руководителя — специалист, обеспечивающий административную и организационную поддержку руководителя компании или подразделения. Отвечает за планирование рабочего времени руководителя, подготовку и обработку документов, координацию коммуникаций с внутренними и внешними контактами, организацию встреч и деловых поездок. Действует в рамках корпоративных регламентов, поручений руководителя и стандартов деловой этики.

Квалификационные требования Ассистента руководителя

• Среднее профессиональное или высшее образование (менеджмент, экономика, лингвистика, офис‑менеджмент или смежные направления).
• Опыт работы в административной поддержке, помощником руководителя или офис‑менеджером от 1–3 лет.
• Отличные навыки деловой переписки и устной коммуникации; грамотность и аккуратность в оформлении документов.
• Владение MS Office / Google Workspace, календарными системами, инструментами видеоконференций и базовыми CRM‑функциями.
• Навыки планирования времени, приоритизации задач и работы с конфиденциальной информацией.
• Опыт организации мероприятий, деловых встреч и командировок.
• Знание делового этикета; владение английским языком — преимущество.
• Личные качества: стрессоустойчивость, проактивность, ответственность, внимательность, умение работать в многозадачном режиме.

Должностные обязанности Ассистента руководителя

• Ведение календаря и расписания руководителя: планирование встреч, контроль конфликтов и приоритетов.
• Организация встреч, переговоров и видеоконференций: подготовка повесток, материалов и техническая поддержка.
• Подготовка и оформление деловой переписки, фильтрация входящей корреспонденции и формирование ответов по шаблонам.
• Подготовка презентаций, справок, отчетов и протоколов; сбор и обработка исходных данных.
• Координация исполнения поручений руководителя: постановка задач сотрудникам, контроль сроков и статусов.
• Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц, транспорт и оформление командировочных документов.
• Приём и сопровождение гостей, обеспечение рабочего места руководителя и контроль служебных ресурсов.
• Ведение и хранение ключевой документации, подготовка документов к подписанию.
• Обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение внутренних регламентов.
• Поддержка корпоративных и частных проектов руководителя по поручению.

Отчетность Ассистента руководителя

Ассистент руководителя подотчётен непосредственному руководителю и предоставляет:

• ежедневные/еженедельные сводки по календарю и приоритетным задачам;
• отчёты о состоянии исполнения поручений и статусах ключевых задач;
• подготовленные материалы для встреч и протоколы по запросу;
• отчёты по командировкам и затратам (при необходимости).

Права Ассистента руководителя

• Запрашивать у сотрудников компании информацию и документы, необходимые для выполнения поручений руководителя.
• Организовывать встречи, бронирование и логистику в рамках утверждённого бюджета.
• Коммуницировать с контрагентами и представителями компаний от имени руководителя в пределах делегованных полномочий.
• Вносить предложения по оптимизации шаблонов документов, расписания и рабочих процессов.
• Использовать служебные ресурсы (электронную почту, календарь, CRM) для выполнения обязанностей.

Критерии эффективности и ответственность Ассистента руководителя

• Основные KPI: точность планирования (минимум конфликтов в расписании), своевременное выполнение поручений, качество подготовки материалов, уровень удовлетворённости руководителя.
• Примеры целевых значений:
  • Выполнение поручений в срок ≥ 95%;
  • Количество конфликтов в расписании ≤ 2% от общего числа встреч;
  • Время подготовки стандартной презентации ≤ 48 часов;
  • Оценка удовлетворённости руководителя ≥ 4.5 / 5.
• Ассистент несёт ответственность за корректность оформляемых документов, сохранность конфиденциальной информации и своевременное исполнение поручений. За нарушение обязанностей применяются меры согласно внутренним регламентам и трудовому законодательству.

Подбор Ассистента руководителя в кадровом агентстве ФАВОРИТ

• Поиск кандидатов с проверкой практических навыков: кейсы по планированию, деловой переписке, организации встреч и командировок.
• Оценка коммуникативных компетенций, стрессоустойчивости и культурного соответствия руководителю.
• Тестирование владения инструментами: MS Office/Google Workspace, календарные системы, базовые CRM и платформы для видеоконференций.
• Сопровождение адаптации кандидата, probation‑поддержка и гарантийная замена при несоответствии.

Для оперативного подбора ассистента руководителя, который возьмёт на себя административную нагрузку и повысит эффективность рабочего дня руководителя, обращайтесь в Международное кадровое агентство ФАВОРИТ. Поможем подобрать кандидата с нужной квалификацией, коммуникационными навыками и личной совместимостью с вашим руководителем.