Должностные обязанности Ассистент директора

Общие положения Ассистента директора

Ассистент директора — ключевой специалист по административной и организационной поддержке руководителя компании или подразделения. Обеспечивает эффективное управление временем руководителя, подготовку и согласование документов, организацию встреч и поездок, а также взаимодействие с внутренними и внешними контактами. Действует в рамках внутренних регламентов компании, корпоративной этики и поручений директора.

Квалификационные требования Ассистента директора

• Среднее профессиональное или высшее образование (менеджмент, делопроизводство, лингвистика, экономика или эквивалент).
• Опыт работы в роли ассистента/помощника руководителя, офис‑менеджера или в административной поддержке от 1–3 лет.
• Отличные навыки деловой переписки, грамотная речь и уверенное ведение телефонных переговоров.
• Опыт работы с MS Office / Google Workspace, календарными системами, CRM, инструментами видеоконференций.
• Навыки планирования и приоритизации задач, организация командировок и мероприятий.
• Конфиденциальность, внимание к деталям, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
• Владение английским языком на уровне делового общения — преимущество.

Должностные обязанности Ассистента директора

• Ведение и оптимизация календаря директора: планирование встреч, приоритизация задач и контроль конфликтов.
• Организация и координация деловых встреч, видеоконференций, переговоров и деловых визитов.
• Подготовка материалов для встреч: презентации, справки, повестки, протоколы и аналитические выписки.
• Ведение деловой переписки: фильтрация входящих писем, подготовка шаблонов ответов и пересылка по регламенты.
• Координация исполнения поручений: распределение задач, контроль сроков и напоминания ответственным сотрудникам.
• Организация командировок и служебной логистики: бронирование билетов, гостиниц, транспорта, оформление командировочных документов.
• Ведение учёта документов для подписи, подготовка платежных и кадровых документов по поручению директора.
• Обеспечение приёма гостей, сопровождение деловых партнёров и организация рабочего пространства руководителя.
• Подготовка еженедельных/ежемесячных сводок и отчётов по текущим задачам и ключевым проектам директора.
• Обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение корпоративных стандартов.

Отчетность Ассистента директора

Ассистент директора подотчётен непосредственно директору и предоставляет:

• ежедневные/еженедельные сводки по календарю и статусам поручений;
• подготовленные материалы для встреч и протоколы обсуждений;
• отчёты о расходах по командировкам и служебной логистике;
• реестры входящей и исходящей деловой переписки по поручениям;
• отчёты по выполнению ключевых поручений и состоянию проектов.

Права Ассистента директора

• Запрашивать у структурных подразделений информацию и документы, необходимые для исполнения поручений директора.
• Организовывать встречи, бронирования и логистику в рамках утверждённого бюджета.
• Представлять и согласовывать документы с контрагентами в пределах делегованных полномочий.
• Вносить предложения по оптимизации расписания, шаблонов документов и внутренних процессов.
• Использовать служебные ресурсы (почта, календарь, CRM) для выполнения функциональных обязанностей.

Критерии эффективности и ответственность Ассистента директора

• Ключевые KPI: точность планирования (минимум конфликтов в календаре), своевременное исполнение поручений, качество подготовки материалов, уровень удовлетворённости руководителя.
• Примеры целевых значений:
  • Выполнение поручений в срок ≥ 95%;
  • Количество конфликтов в расписании ≤ 2% от общего числа встреч;
  • Оценка удовлетворённости руководителя ≥ 4.5/5.
• Ассистент директора несёт ответственность за корректность оформляемых документов, соблюдение конфиденциальности, своевременность выполнения поручений и соблюдение корпоративных регламентов. За нарушения применяются меры в соответствии с внутренними правилами и трудовым законодательством.

Подбор Ассистентов директора в кадровом агентстве ФАВОРИТ

• Поиск кандидатов с проверкой практических навыков: кейсы по планированию дня руководителя, сценарии переговоров, тесты по деловой переписке.
• Оценка коммуникационных и организационных компетенций, способности работать с конфиденциальной информацией.
• Проверка владения инструментами: MS Office/Google Workspace, CRM, календарные системы и навыков организации командировок.
• Сопровождение адаптации кандидата в probation‑период и гарантийная замена при несоответствии.

Для оперативного и качественного подбора ассистента директора, который возьмёт на себя организационные и административные задачи, обращайтесь в Международное кадровое агентство ФАВОРИТ. Подберём специалиста с нужными навыками, уровнем ответственности и личной совместимостью с вашим руководителем. Свяжитесь с нами через контакты на сайте для расчёта сроков и стоимости подбора.