Должностные обязанности Ассистент Генерального директора

Общие положения Ассистента Генерального директора

Ассистент Генерального директора — специалист, обеспечивающий комплексную организационную, информационную и административную поддержку Генерального директора. Обеспечивает эффективное управление временем руководителя, подготовку материалов и координацию коммуникаций с внутренними и внешними стейкхолдерами. Действует в рамках корпоративных регламентов, доверенных полномочий и поручений Генерального директора.

Квалификационные требования Ассистента Генерального директора

• Высшее образование (менеджмент, экономика, юриспруденция, лингвистика) или эквивалентный практический опыт.
• Опыт работы на позиции ассистента руководителя, executive assistant или офис‑менеджера от 2 лет (Middle) / от 4 лет (Senior).
• Отличные навыки деловой переписки, подготовки презентаций и аналитических справок.
• Свободная работа с MS Office / Google Workspace, опыт работы с CRM/ERP и электронными календарями.
• Навыки организации деловых поездок, переговоров и мероприятий.
• Высокая конфиденциальность, стрессоустойчивость и умение работать с неполной информацией.
• Владение иностранным языком (английский) — преимущество для международной коммуникации.
• Навыки тайм‑менеджмента, приоритизации задач и делегирования.
• Умение работать с финансовыми документами на базовом уровне (счета, отчёты по командировкам) — преимущество.

Должностные обязанности Ассистента Генерального директора

• Полное управление календарём Генерального директора: планирование встреч, согласование времени, минимизация конфликтов и контроль выполнения ключевых задач.
• Подготовка материалов для встреч и совещаний: повестки, презентации, аналитические справки, протоколы и резолюции.
• Ведение деловой переписки от имени руководителя в пределах делегированных полномочий; фильтрация входящей корреспонденции.
• Координация коммуникаций с внутренними подразделениями и внешними партнёрами; предварительная квалификация запросов и передача задач ответственным.
• Организация деловых поездок: бронирование транспорта и проживания, оформление командировочных документов, визовая поддержка.
• Подготовка и контроль подписания договоров, приказов и других управленческих документов; обеспечение корректной регистрации документов.
• Обеспечение соблюдения конфиденциальности и корректного обращения с персональными и коммерческими данными.
• Подготовка регулярных и оперативных отчётов для Генерального директора по ключевым направлениям.
• Контроль исполнения поручений руководителя: распределение задач, мониторинг сроков, напоминания и подготовка статусов.
• Поддержка в организации корпоративных и публичных мероприятий, встречи гостей высокого уровня.
• Выполнение поручений по работе с бюджетами ограниченного уровня (согласование расходов, отчётность по командировкам) в рамках делегированных полномочий.
• Участие в проектах по оптимизации рабочих процессов и повышению эффективности управления офисом.

Отчетность Ассистента Генерального директора

Ассистент Генерального директора подотчётен непосредственно Генеральному директору и предоставляет:

• ежедневные/еженедельные сводки по календарю и приоритетным задачам;
• подготовленные материалы для совещаний и протоколы с решениями;
• отчёты по выполнению поручений и статус‑апдейты ключевых проектов;
• отчёты по командировкам, расходам и документам, требующим подписи;
• реестр входящей корреспонденции и выполненных задач по поручениям.

Права Ассистента Генерального директора

• Запрашивать у подразделений компании информацию и документы, необходимые для подготовки материалов и исполнения поручений Генерального директора.
• Представлять интересы руководителя в согласованном объёме полномочий: назначать встречи, подтверждать участие, согласовывать логистику.
• Давать поручения сотрудникам для подготовки документов и материалов в рамках исполнения распоряжений руководителя.
• Приостанавливать обработку документов или вынести вопрос на рассмотрение руководства при выявлении несоответствий или рисков.
• Вносить предложения по оптимизации процессов, шаблонов документов, каналов коммуникации и календарных практик.
• Использовать служебные ресурсы (почта, календарь, CRM) для выполнения рабочих задач.

Критерии эффективности и ответственность Ассистента Генерального директора

• Основные KPI: точность управления календарём (минимум конфликтов), своевременность подготовки материалов, процент выполненных поручений в срок, уровень удовлетворённости Генерального директора.
• Примеры целевых значений:
  • Выполнение поручений в срок ≥ 95%;
  • Количество конфликтов в расписании ≤ 2% от общего числа встреч;
  • Удовлетворённость руководителя (оценка) ≥ 4.5/5;
  • Своевременная подготовка материалов для ключевых совещаний — 100%.
• Ассистент несёт ответственность за корректность подготовленных документов, соблюдение сроков, конфиденциальность и точность передачи информации. За нарушения применяются дисциплинарные меры в соответствии с внутренними регламентами и трудовым законодательством.

Подбор Ассистента Генерального директора в кадровом агентстве ФАВОРИТ

• Поиск и подбор кандидатов с проверкой практических навыков: кейсы по управлению календарём, деловой переписке, подготовке презентаций и управлению задачами топ‑менеджмента.
• Оценка компетенций через ролевые интервью, тестовые задания и проверку рекомендаций.
• Учет корпоративной культуры заказчика и совместимости личности с руководителем.
• Сопровождение адаптации, probation‑поддержка и гарантийная замена при несоответствии.

Для оперативного и надёжного подбора Ассистента Генерального директора, который обеспечит эффективную поддержку руководителя, скоординирует ключевые процессы и сохранит конфиденциальность, обращайтесь в Международное кадровое агентство ФАВОРИТ. Подберём кандидата с нужным уровнем квалификации, опытом работы с топ‑менеджментом и проверенными практическими навыками. Свяжитесь с нами через контакты на сайте для расчёта сроков и стоимости подбора.