Должностные обязанности Менеджер по кадровому делопроизводству

Общие положения Менеджера по кадровому делопроизводству

Менеджер по кадровому делопроизводству — специалист, отвечающий за организацию и ведение кадрового документооборота компании, корректное оформление приёмов, переводов, увольнений и иных кадровых операций, а также соблюдение требований трудового законодательства и правил по защите персональных данных. Обеспечивает полноту, достоверность и своевременность кадровой документации, взаимодействует с подразделениями, бухгалтерией и контролирующими органами. Действует в рамках внутренних регламентов, трудового законодательства (ТК РФ) и политик по обработке персональных данных (ФЗ‑152).

Квалификационные требования Менеджера по кадровому делопроизводству

• Среднее профессиональное или высшее образование (управление персоналом, юриспруденция, экономика, делопроизводство) или подтверждённый практический опыт.
• Опыт работы в кадровом делопроизводстве от 1–2 лет (Junior/Middle) и от 3–5 лет для Senior.
• Знание Трудового кодекса РФ, правил ведения трудовых книжек, порядка оформления трудовых договоров, отпусков, переводов, приказов и других кадровых документов.
• Опыт работы с электронным и бумажным документооборотом, системами HRIS/ТАЛ (1С:ЗУП, SAP HR, кадровые модули ERP) и Excel/Google Sheets.
• Понимание требований по защите персональных данных (ФЗ‑152), порядок хранения и передачи кадровой документации.
• Навыки ведения архива кадровых дел, формирования описи дел и передачи в архив.
• Внимательность к деталям, ответственность, коммуникативные навыки, умение работать с конфиденциальной информацией.
• Желательно: опыт подготовки кадровой отчетности для ПФР/ФСС/налоговой, знание процессов интеграции с payroll и опыт настройки электронного документооборота (ЭДО).

Должностные обязанности Менеджера по кадровому делопроизводству

• Оформление приёмов на работу, переводов, увольнений, кадровых переводов и всех сопутствующих приказов и соглашений.
• Ведение и актуализация личных дел сотрудников, трудовых книжек, личных карточек и реестров персонала.
• Подготовка и согласование трудовых договоров, дополнительных соглашений, положений и корпоративных политик в части кадров.
• Ведение учёта рабочего времени, листов нетрудоспособности, отпусков; подготовка данных для расчёта отпусков и больничных совместно с бухгалтерией.
• Организация и ведение архива кадровых документов, формирование описи дел и передача в архив в установленном порядке.
• Ведение кадровой отчетности (внутренней и подаваемой в контролирующие органы), подготовка сведений для ПФР/ФСС/налоговых органов при необходимости.
• Обеспечение соблюдения требований по обработке и хранению персональных данных, ограничение доступа и формирование согласий на обработку.
• Поддержка процессов адаптации и увольнения: подготовка сопроводительных писем, справок, актов приёма/передачи имущества.
• Взаимодействие с HR, юристами и руководителями подразделений по вопросам кадровых процедур и запросов сотрудников.
• Участие во внутренних и внешних аудитах кадровой документации, устранение замечаний и подготовка соответствующих актов.
• Ведение регламентов и инструкций по кадровому делопроизводству, предложение по оптимизации процессов, внедрению ЭДО и автоматизации.

Отчетность Менеджера по кадровому делопроизводству

Менеджер подотчётен руководителю HR/директору по персоналу и предоставляет:

• ежедневные/еженедельные сводки по движениям персонала (приёмы, увольнения, переводы);
• месячные отчёты по остаткам и движению личных дел, по отпускам и больничным;
• отчёты и формы для подачи в ПФР/ФСС/налоговые органы (при необходимости);
• журналы приказов, описи архивных дел и акты передачи документов;
• документы и ответы по результатам аудитов и проверок кадровой документации.

Права Менеджера по кадровому делопроизводству

• Запрашивать у руководителей подразделений и сотрудников необходимые документы и информацию для корректного оформления кадровых процедур.
• Вносить оперативные кадровые приказы в пределах делегованных полномочий и при согласовании с руководством.
• Приостанавливать оформление документов при выявлении явных нарушений (ошибки в документах, отсутствие подтверждающих сведений) и требовать их устранения.
• Инициировать корректирующие мероприятия по учёту и хранению документации, предлагать внедрение ЭДО и автоматизации.
• Требовать проведения обучения и инструктажей по вопросам кадрового документооборота и защиты персональных данных.

Критерии эффективности и ответственность Менеджера по кадровому делопроизводству

• Основные KPI: своевременность оформления кадровых процедур, точность документов (ошибки/исправления), полнота личных дел, соблюдение сроков передачи в архив и соответствие требованиям по защите персональных данных.
• Примеры целевых значений:
  • Своевременность оформления приёмов/увольнений и приказов — ≥ 98%;
  • Доля ошибок в кадровых документах — < 0.5% от общего объёма;
  • Своевременная передача документов в архив — 100% в сроки, установленные регламентом;
  • Соответствие требованиям по персональным данным — 100% (отсутствие нарушений).
• Менеджер несёт ответственность за достоверность и полноту кадровой документации, соблюдение трудового законодательства и правил по защите персональных данных. За нарушения применяются дисциплинарные меры и иные санкции в соответствии с внутренними регламентами и законодательством.

Подбор Менеджеров по кадровому делопроизводству в кадровом агентстве ФАВОРИТ

• Поиск кандидатов с проверкой практических навыков: кейсы по оформлению приёма/увольнения, ведение личных дел, корректное оформление трудовых книжек и приказов.
• Оценка знаний трудового законодательства, практик работы с ФЗ‑152 и опыта взаимодействия с ПФР/ФСС/налоговыми органами.
• Тестирование навыков работы в 1С:ЗУП/HRIS, проверка умения работать с Excel и электронным документооборотом.
• Проверка реального опыта ведения архива и подготовки кадровой отчётности, рекомендаций и кейсов из практики.
• Сопровождение адаптации кандидата, probation‑поддержка и гарантийная замена при несоответствии.

Для оперативного подбора менеджера по кадровому делопроизводству, способного обеспечить корректный документооборот, соответствие требованиям трудового законодательства и защиту персональных данных, обращайтесь в Международное кадровое агентство ФАВОРИТ. Мы подберём специалиста с нужной квалификацией, опытом и практическими кейсами. Свяжитесь с нами через контакты на сайте для расчёта сроков и стоимости подбора.