Должностные обязанности Помощник руководителя

Общие положения

Помощник руководителя — специалист, обеспечивающий организационную и административную поддержку руководителя компании или подразделения. Отвечает за эффективное управление календарем, подготовку материалов, коммуникацию с внутренними и внешними контактами, контроль исполнения поручений и поддержку бизнес‑процессов. Действует в рамках внутренних регламентов компании и поручений руководителя.

Квалификационные требования

• Среднее профессиональное или высшее образование (экономика, менеджмент, офис‑менеджмент, лингвистика или смежные направления).
• Опыт работы в административной поддержке, помощником руководителя или офис‑менеджером от 1–3 лет.
• Отличные коммуникативные навыки, грамотная деловая переписка и навыки телефонных переговоров.
• Владение офисными пакетами (MS Office / Google Workspace), календарными системами, базами данных и инструментами для видеоконференций.
• Навыки планирования времени, приоритизации задач и обработки конфиденциальной информации.
• Знание бизнес‑этикета, навыки организации мероприятий и командировок.
• Владение иностранным языком (английский) — преимущество для международных контактов.

Должностные обязанности

• Ведение календаря и расписания руководителя: планирование встреч, переговоров, контроль загрузки и приоритетов.
• Организация деловых встреч, видеоконференций, рабочей и личной логистики (командировки, бронирование транспорта и проживания).
• Подготовка материалов для встреч: презентации, повестки, справки, отчёты и протоколы.
• Ведение деловой переписки: подготовка и фильтрация входящих/исходящих писем, формирование шаблонов и ответов.
• Координация исполнения поручений: выдача задач, контроль сроков, напоминания ответственным сотрудникам.
• Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними контрагентами: согласование встреч, получение документов и информации.
• Организация приёма гостей и деловых партнёров, обеспечение рабочего места руководителя.
• Ведение учета и хранения ключевых документов, подготовка документов для подписания.
• Подготовка отчетов и сводок по текущим задачам руководителя.
• Поддержка в подготовке мероприятий, корпоративных встреч и выездных совещаний.
• Обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение корпоративных стандартов.

Отчетность

Помощник руководителя подотчётен непосредственно руководителю и предоставляет:

• ежедневные/еженедельные сводки по календарю и текущим задачам;
• отчёты о выполнении поручений и статусах ключевых задач;
• подготовленные материалы и протоколы встреч по запросу.

Права

• Запрашивать у сотрудников компании информацию и документы, необходимые для исполнения поручений руководителя.
• Организовывать встречи, бронирование и логистику в рамках утверждённого бюджета.
• Коммуницировать с контрагентами и представителями компаний от имени руководителя в установленном объёме полномочий.
• Вносить предложения по оптимизации расписания, шаблонов документов и процессов взаимодействия.
• Использовать служебные ресурсы (календарь, почта, CRM) для выполнения обязанностей.

Критерии эффективности и ответственность

• Основные KPI: точность планирования (минимум конфликтов в расписании), своевременное исполнение поручений, качество подготовки материалов, уровень удовлетворённости руководителя и ключевых партнёров.
• Примеры целевых значений:
  • Процент выполненных поручений в срок ≥ 95%;
  • Количество отменённых/конфликтующих встреч ≤ 2% от общего числа;
  • Время подготовки презентации/материалов — в согласованный срок.
• Помощник руководителя несёт ответственность за корректность оформляемых документов, своевременность выполнения поручений, конфиденциальность информации и соблюдение корпоративных регламентов. За нарушения применяются меры согласно внутренним правилам и трудовому законодательству.

Для поиска квалифицированного помощника руководителя обратитесь в кадровое агентство «ФАВОРИТ». Наши специалисты обладают опытом в подборе персонала и помогут найти кандидата, соответствующего вашим требованиям. Связаться с нами можно по номеру телефона +7 (495) 988-55-25 или отправить запрос на подбор сотрудников.