Должностные обязанности Секретарь

Общие положения Секретаря

Секретарь — специалист, обеспечивающий эффективную организационную, административную и документальную поддержку руководителя и офиса. Отвечает за делопроизводство, приём посетителей и звонков, ведение календаря встреч, подготовку документов и корреспонденции. Действует в соответствии с внутренними регламентами компании, требованиями по сохранению конфиденциальности и заданиями руководства.

Квалификационные требования Секретаря

• Среднее профессиональное или высшее образование (офис‑менеджмент, лингвистика, юриспруденция, экономика или смежные направления).
• Опыт работы на позиции секретаря, референта или офис‑менеджера от 1 года.
• Грамотная деловая переписка, навыки телефонной и личной коммуникации.
• Владение MS Office / Google Workspace, навыки работы с электронным документооборотом (ЭДО) и CRM — преимущество.
• Умение планировать время, приоритизировать задачи и работать с конфиденциальной информацией.
• Знание основ делопроизводства и работы с архивом.
• Вежливость, стрессоустойчивость, аккуратность, высокий уровень ответственности.
• Владение английским языком — преимущество для международных коммуникаций.

Должностные обязанности Секретаря

• Ведение входящей и исходящей деловой переписки, распределение и регистрация корреспонденции.
• Приём и фильтрация телефонных звонков, обработка запросов и перенаправление по компетенциям.
• Организация приёма посетителей: встреча, координация переговорных, подготовка материалов.
• Ведение календаря и расписания руководителя: планирование встреч, напоминания, согласование времени.
• Подготовка и оформление служебных документов, писем, договоров, презентаций и справок.
• Обеспечение документооборота: регистрация, подшивка, хранение и передача документов в архив.
• Координация служебной логистики: бронирование переговорных, транспорта, организация командировок.
• Обеспечение порядка на рабочем месте руководителя и в зоне ресепшн; контроль канцтоваров и расходников.
• Соблюдение конфиденциальности и корпоративных стандартов делопроизводства.
• Выполнение поручений руководителя и оперативная поддержка команды по административным вопросам.

Отчетность Секретаря

Секретарь подотчётен непосредственно руководителю и предоставляет:

• ежедневные сводки по расписанию и ключевым запросам;
• отчёты о входящей/исходящей корреспонденции по запросу;
• списки и заявки на закупки канцелярии и расходных материалов;
• отчёты по командировкам и актам приёма/передачи документов;
• протоколы и материалы встреч по заданию руководителя.

Права Секретаря

• Запрашивать у сотрудников необходимую информацию и документы для исполнения служебных задач.
• Организовывать и подтверждать встречи, бронирования переговорных и логистику в рамках поручений.
• Использовать служебные ресурсы (почта, календарь, CRM) для выполнения задач.
• Вносить предложения по оптимизации документооборота и административных процессов.
• Приостанавливать передачу конфиденциальных документов при отсутствии подтверждений или нарушений процедуры и информировать руководителя.

Критерии эффективности и ответственность Секретаря

• Основные KPI: точность ведения расписания, своевременность обработки корреспонденции, уровень удовлетворённости руководителя и посетителей, соблюдение правил делопроизводства.
• Примеры целевых значений:
  • Выполнение административных поручений в срок ≥ 95%;
  • Время реакции на входящий звонок / запрос ≤ 2 часа (рабочее время);
  • Количество ошибок в документах ≤ 1%;
  • Удовлетворённость руководителя / внутренних клиентов ≥ 4.5 / 5.
• Секретарь несёт ответственность за корректность оформляемых документов, соблюдение конфиденциальности и внутренних регламентов. За нарушения применяются меры в соответствии с внутренними правилами и трудовым законодательством.

Подбор Секретаря в кадровом агентстве ФАВОРИТ

• Поиск и подбор секретарей с проверкой практических навыков: деловая переписка, кейсы по планированию и приёму посетителей.
• Оценка владения инструментами: MS Office, календарные системы, ЭДО и CRM.
• Проверка рекомендаций, опыта работы в корпоративной культуре и умения работать с конфиденциальной информацией.
• Сопровождение адаптации, probation‑период и гарантийная замена при несоответствии.

Для оперативного подбора секретаря, который профессионально организует документооборот, приём гостей и поддержку руководителя, обращайтесь в Международное кадровое агентство ФАВОРИТ. Поможем подобрать кандидата с нужными навыками, деловой этикой и скоростью адаптации. Свяжитесь с нами через контакты на сайте для расчёта сроков и стоимости подбора.