Должностные обязанности Секретарь отдела кадров

Общие положения Секретаря отдела кадров

Секретарь отдела кадров — сотрудник, обеспечивающий ведение кадрового документооборота, регистрацию личных дел, оформление приёма, перевода и увольнения сотрудников, поддержку процессов табельного учёта и ведения кадровых реестров. Действует в соответствии с трудовым законодательством (ТК РФ), внутренними регламентами компании и поручениями руководителя отдела кадров.

Квалификационные требования Секретаря отдела кадров

• Среднее профессиональное или высшее образование (кадровое делопроизводство, экономика, юриспруденция, управление персоналом) либо эквивалентный практический опыт.
• Опыт работы в кадровом делопроизводстве, делопроизводстве или HR‑администрировании от 1 года.
• Знание трудового законодательства (ТК РФ), правил ведения личных дел, форм трудовых договоров, приказов, трудовых записей.
• Навыки работы с кадровыми системами: 1C:Зарплата и управление персоналом, HRM/ERP, Excel, электронный документооборот.
• Внимательность к деталям, аккуратность, конфиденциальность при работе с персональными данными.
• Умение вести деловую переписку, оформлять приказы, вести журналы учёта и реестры.
• Навыки работы с офисной техникой (сканер, принтер, МФУ) и базовыми инструментами для архивации документов.

Должностные обязанности Секретаря отдела кадров

• Ведение кадрового делопроизводства: оформление трудовых договоров, приказов о приёме/переводе/увольнении, приказов по основной деятельности.
• Оформление и ведение личных дел сотрудников, внесение записей в трудовые книжки (в бумажном и/или электронном формате).
• Ведение реестров кадровых документов, журналов учёта, подготовка запросов для проверок.
• Подготовка и оформление документов для приёма на работу: сбор справок, анкет, заверка копий документов.
• Ведение табельного учёта рабочего времени и взаимодействие с бухгалтерией по данным для расчёта заработной платы.
• Обработка входящей/исходящей кадровой переписки, подготовка шаблонов документов и служебных записок.
• Сканирование, оцифровка и архивация кадровых документов, поддержание порядка в электронном и/или бумажном архиве.
• Подготовка отчётности по кадрам (штатные списки, движения персонала, статистические формы) по запросу руководства.
• Обеспечение конфиденциальности персональных данных и соблюдение правил GDPR/локального законодательства (при применении).
• Взаимодействие с внешними органами (пенсионный фонд, ФСС) при подготовке документов по запросу HR/бухгалтерии.
• Сопровождение адаптации новых сотрудников на уровне документации (комплектация пакета документов, выдача инструкций по оформлению).

Отчетность Секретаря отдела кадров

Секретарь отдела кадров подотчётен руководителю отдела кадров и предоставляет:

• ежедневные/еженедельные сводки по движениям персонала и открытым кадровым задачам;
• отчёты по ведению личных дел и актуализации архивов;
• реестры табельного учёта и переданные данные для расчёта ЗП;
• подготовленные приказы, акты и журналы учёта по запросу руководства или контролирующих органов.

Права Секретаря отдела кадров

• Запрашивать у сотрудников и подразделений необходимые документы и сведения, необходимые для оформления кадровых процедур.
• Вносить предложения по улучшению шаблонов документов, процессов архивации и электронного документооборота.
• Пользоваться служебными ресурсами (сканеры, электронные системы, почта) для выполнения обязанностей.
• Требовать обеспечения средствами защиты персональных данных и доступа к официальным справочным системам.
• Приостанавливать обработку документов при выявлении несоответствий и немедленно информировать руководителя отдела кадров.

Критерии эффективности и ответственность Секретаря отдела кадров

• Основные KPI: точность кадрового документооборота, своевременность оформления приёмов/увольнений, полнота и актуальность личных дел, соблюдение сроков передачи данных в бухгалтерию, уровень соответствия требованиям трудового законодательства.
• Примеры целевых значений:
  • Точность оформления документов (ошибки/месяц) — ≤ 1%;
  • Своевременность оформления приёма/увольнения (TAT) — ≤ 1 рабочий день с момента получения полного пакета документов;
  • Актуальность личных дел — 100% (по выборочной проверке);
  • Корректность данных для ЗП — 100% при передаче в бухгалтерию.
• Секретарь отдела кадров несёт ответственность за корректность оформления кадровых документов, соблюдение конфиденциальности персональных данных и своевременную подачу информации. За нарушения применяются меры в соответствии с внутренними регламентами и законодательством.

Подбор Секретаря отдела кадров в кадровом агентстве ФАВОРИТ

• Поиск и отбор секретарей отдела кадров с проверкой практических навыков: ведение личных дел, оформление приказов, табельный учёт, знание ТК РФ.
• Оценка умения работать с 1C:ЗУП/HR‑системами, электронным документооборотом и навыков архивирования.
• Проверка аккуратности, владения конфиденциальностью данных и способности работать в условиях многозадачности.
• Сопровождение адаптации, probation‑период и гарантийная замена при несоответствии кандидата.

Для быстрого и надёжного подбора секретаря отдела кадров, владеющего кадровым делопроизводством, 1C:ЗУП и навыками электронного документооборота, обращайтесь в Международное кадровое агентство ФАВОРИТ. Поможем подобрать аккуратного, внимательного к деталям и законопослушного специалиста под ваши требования. Свяжитесь с нами через контакты на сайте для расчёта сроков и стоимости подбора.