Должностные обязанности Секретарь-референт

Общие положения Секретаря-референта

Секретарь‑референт — специалист административно‑организационного направления, обеспечивающий эффективную офис‑поддержку руководителя и подразделения. Отвечает за делопроизводство, организацию деловой переписки и календаря, приём посетителей, координацию встреч и взаимодействие с внутренними и внешними контактами. Действует в соответствии с внутренними регламентами, политикой конфиденциальности и распоряжениями руководства.

Квалификационные требования Секретаря-референта

• Среднее профессиональное или высшее образование (офис‑менеджмент, лингвистика, менеджмент, делопроизводство) или эквивалентный практический опыт.
• Опыт работы на позиции секретаря, ассистента руководителя или референта от 1–3 лет.
• Грамотная деловая переписка, навыки делопроизводства и архивации.
• Владение MS Office / Google Workspace, умение работать с CRM, электронным документооборотом и календарными системами.
• Навыки телефонных переговоров, приёма посетителей, организация встреч и деловых поездок.
• Конфиденциальность, стрессоустойчивость, внимательность к деталям, коммуникабельность и инициатива.
• Знание иностранного языка (английский) — преимущество для международных коммуникаций.
• Навыки подготовки презентаций и протоколов, работа с оргтехникой.

Должностные обязанности Секретаря-референта

• Ведение входящей и исходящей деловой переписки, фильтрация писем и подготовка шаблонов ответов.
• Ведение календаря руководителя: планирование встреч, согласование времени, предупреждение конфликтов и контроль соблюдения расписания.
• Организация приёма посетителей, подготовка переговорных, встреч с партнёрами и поставщиками.
• Подготовка документов для подписания, оформление доверенностей, сопроводительных писем и протоколов встреч.
• Координация командировок: бронирование транспорта и проживания, оформление командировочных документов.
• Ведение простого документооборота и архивация документов (электронный/бумажный), регистрация входящих/исходящих документов.
• Работа с офисной техникой, организация ремонта/обслуживания, обеспечение офисных затрат/закупок по мелким поручениям.
• Сбор и подготовка материалов для совещаний и презентаций, подготовка справок и кратких аналитических выжимок по запросу руководителя.
• Контроль исполнения поручений руководителя: коммуникация с ответственными, напоминания и составление сводок.
• Соблюдение конфиденциальности и корпоративной этики при работе с документами и персональной информацией.

Отчетность Секретаря-референта

Секретарь‑референт подотчётен непосредственно руководителю и предоставляет:

• ежедневные/еженедельные сводки по календарю и статусу поручений;
• отчёты о входящей/исходящей корреспонденции и ключевых коммуникациях;
• подготовленные материалы для совещаний, протоколы и списки задач;
• документы по командировкам и служебным затратам по запросу руководства.

Права Секретаря-референта

• Запрашивать у сотрудников информацию и документы, необходимые для подготовки материалов и исполнения поручений руководителя.
• Организовывать встречи, бронирования и логистику в пределах утверждённого бюджета и политики компании.
• Представлять интересы руководителя в рамках делегированных полномочий при согласовании встреч и простых организационных вопросов.
• Вносить предложения по оптимизации документооборота, шаблонов и рабочих процессов.
• Использовать служебные ресурсы (электронная почта, календарь, CRM) для выполнения должностных обязанностей.

Критерии эффективности и ответственность Секретаря-референта

• Основные KPI: точность и своевременность подготовки материалов, уровень заполненности календаря без конфликтов, процент выполненных поручений в срок, качество делопроизводства и удовлетворённость руководителя.
• Примеры целевых значений:
  • Выполнение поручений в срок ≥ 95%;
  • Конфликты в расписании ≤ 2% от общего числа назначений;
  • Своевременная подготовка материалов к совещаниям — 100%;
  • Уровень удовлетворённости руководителя ≥ 4.5/5.
• Секретарь‑референт несёт ответственность за корректность оформляемых документов, своевременность исполнения административных задач, сохранность конфиденциальной информации и соблюдение внутренних регламентов. За нарушения применяются дисциплинарные меры согласно корпоративной политике и законодательству.

Подбор Секретаря-референта в кадровом агентстве ФАВОРИТ

• Поиск кандидатов с проверкой практических навыков: деловая переписка, кейсы по управлению календарём и приоритизации задач.
• Оценка коммуникативных компетенций, конфиденциальности и стрессоустойчивости через ролевые интервью.
• Тестирование владения офисными инструментами и навыков подготовки презентаций/протоколов.
• Сопровождение адаптации на probation‑период и гарантийная замена при несоответствии.

Для оперативного подбора секретаря‑референта, который обеспечит точное делопроизводство, эффективное управление календарём руководителя и высокий уровень деловой коммуникации, обращайтесь в Международное кадровое агентство ФАВОРИТ. Мы подберём специалиста с нужными навыками и личной совместимостью. Свяжитесь с нами через контакты на сайте для расчёта сроков и стоимости подбора.