Должностные обязанности Специалист по КДП

Общие положения Специалиста по КДП

Специалист по КДП — сотрудник, отвечающий за кадровое делопроизводство, ведение личных дел сотрудников и обеспечение корректного кадрового учёта в соответствии с трудовым законодательством и внутренними регламентами организации. Обеспечивает своевременное оформление приёмов, переводов, увольнений, ведение штатного расписания, табелей учёта рабочего времени и подготовку кадровых приказов. Действует на основании приказов руководства, Трудового кодекса РФ и локальных актов компании.

Квалификационные требования Специалиста по КДП

• Среднее профессиональное или высшее образование (кадровое делопроизводство, юриспруденция, управление персоналом, экономика) или эквивалентный опыт.
• Опыт работы в кадровом делопроизводстве или на позиции специалиста по КДП от 1 года (Middle) / от 3 лет (Senior).
• Знание ТК РФ, нормативов по архивному хранению, правилам оформления личных дел, приказов и трудовых договоров.
• Навыки ведения кадрового документооборота: приём/увольнение, переводы, отпуска, больничные, командировки, расчёт и оформление отпусков.
• Уверенное владение офисными программами (MS Office / Google Workspace), системами кадрового учёта и электронными табелями, знание 1С:ЗУП / других HRIS — преимущество.
• Понимание основ трудовой дисциплины, учета рабочего времени, расчетов компенсаций и налогообложения кадровых операций.
• Внимательность к деталям, ответственный подход, аккуратность в оформлении документов, коммуникабельность.
• Знание правил архивирования документов и требований по защите персональных данных (GDPR / локальное регулирование) — преимущество.

Должностные обязанности Специалиста по КДП

• Оформление приёмов, переводов, увольнений: подготовка приказов, трудовых договоров, внесение записей в трудовые книжки и личные карточки.
• Ведение личных дел сотрудников и кадрового архива, учет сроков хранения документов.
• Ведение и контроль штатного расписания, учет движения кадров и ведение приказной документации.
• Оформление отпусков, больничных, командировок; контроль корректности оснований и сроков.
• Ведение табелей учёта рабочего времени, расчёт переработок и контроль соблюдения нормы рабочего времени.
• Подготовка данных для расчёта зарплаты: предоставление в бухгалтерию корректных кадровых документов и изменений.
• Подготовка и оформление кадровой отчётности, справок и выписок для сотрудников и контролирующих органов.
• Ведение учёта персональных данных, обеспечение их конфиденциальности и соответствия требованиям законодательства.
• Взаимодействие с отделами: бухгалтерией, юридическим отделом, линейными менеджерами по вопросам кадров.
• Участие во внедрении и поддержке электронного документооборота и HRIS, подготовка инструкций и регламентов.
• Проведение инструктажей по порядку оформления документов и мониторинг соблюдения кадровой дисциплины.

Отчетность Специалиста по КДП

Специалист по КДП подотчётен начальнику HR/начальнику отдела кадров и предоставляет:

• оперативные сводки по приёмам/увольнениям и изменениям в штате (ежедневно/еженедельно);
• ежемесячные отчёты по движению персонала и показателям по учёту рабочего времени;
• отчёты и справки по запросам внутренних подразделений и контролирующих органов;
• акты по передаче кадровых документов в архив и отчётность по срокам хранения;
• документы и пояснения для расчёта заработной платы и налоговой отчётности.

Права Специалиста по КДП

• Запрашивать у руководителей подразделений и сотрудников документы, необходимые для корректного кадрового оформления.
• Вносить предложения по улучшению кадрового документооборота, шаблонов приказов и регламентов.
• Требовать предоставления информации от смежных подразделений (финансы, юристы, логистика) в объёме, необходимом для исполнения обязанностей.
• Приостанавливать обработку некорректных кадровых документов до их уточнения и согласования.
• Участвовать в проверках и аудитах по кадровому учёту и вносить замечания по обнаруженным несоответствиям.

Критерии эффективности и ответственность Специалиста по КДП

• Основные KPI: корректность и полнота кадровых документов, соблюдение сроков оформления приёмов/увольнений, скорость обработки заявок сотрудников, отсутствие штрафов по кадровой документации при проверках.
• Примеры целевых значений:
  • Своевременность оформления приказов — 100% (в срок, установленный локальными регламентами);
  • Процент ошибок в кадровых документах — < 1%;
  • Время обработки запроса сотрудника (справки/копии документов) — ≤ 3 рабочих дня;
  • Соответствие архивного хранения документов — 100%.
• Специалист по КДП несёт ответственность за правильность ведения кадровой документации, своевременное оформление трудовых отношений, соблюдение правил по защите персональных данных и требованиям трудового законодательства. За нарушения применяются дисциплинарные меры и иные санкции в соответствии с внутренними регламентами и законодательством.

Подбор Специалистов по КДП в кадровом агентстве ФАВОРИТ

Поиск и подбор специалистов по КДП с проверкой практических навыков: оформление трудовых договоров, ведение личных дел, работа с 1С:ЗУП и HRIS. Оценка знаний ТК РФ, правил хранения кадровых документов и практики взаимодействия с бухгалтерией и юристами. Поддержка при адаптации, probation‑период и гарантийная замена при несоответствии.

Для оперативного и надёжного подбора специалиста по КДП, который обеспечит корректный кадровый учёт, снижает риски при проверках и ускорит обработку HR‑запросов, обращайтесь в Международное кадровое агентство ФАВОРИТ. Подберём кандидата с нужной квалификацией, опытом работы с кадровыми системами и практическими кейсами. Свяжитесь с нами через контакты на сайте для расчёта сроков и стоимости подбора.