Должностные обязанности Специалист по кадровому делопроизводству

Общие положения Специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству — сотрудник, отвечающий за ведение кадровой документации, организацию приёма и увольнения работников, оформление личных дел и соблюдение трудового законодательства в части документооборота. Обеспечивает корректность приказов, трудовых договоров, кадровых записей и взаимодействие с бухгалтерией и HR‑подразделениями. Действует в соответствии с Трудовым кодексом РФ, локальными нормативными актами компании и приказами руководства.

Квалификационные требования Специалиста по кадровому делопроизводству

• Среднее профессиональное или высшее образование (юридическое, экономическое, управление персоналом или эквивалент).
• Опыт работы в кадровом делопроизводстве или HR‑администрации от 1 года (для Junior) и 2–4 года для Middle.
• Знание ТК РФ, правил хранения кадровых документов, требований по персональным данным и GDPR (при необходимости).
• Умение вести личные дела, оформлять приёмы/увольнения, приказы, трудовые договоры, переводы, отпуска и больничные.
• Навыки работы в HRIS и системах учёта: 1С:ЗУП, SAP HR, Bitrix24, кадровые модули; уверенный пользователь MS Excel.
• Знание правил ведения штатного расписания, графиков работы, табелей учёта рабочего времени.
• Внимательность к документам, аккуратность, ответственность, коммуникативность, умение соблюдать конфиденциальность.
• Понимание основ расчёта отпусков, компенсаций и взаимодействия с бухгалтерией — преимущество.

Должностные обязанности Специалиста по кадровому делопроизводству

• Ведение полного цикла кадрового делопроизводства: приём, перевод, увольнение сотрудников; оформление и регистрация приказов.
• Подготовка и оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений, контрактов и сопутствующих документов.
• Ведение личных дел сотрудников, кадровых журналов, карточек, трудовых книжек и электронных реестров.
• Ведение штатного расписания, внесение изменений, контроль соответствия штатной структуры фактической численности.
• Оформление документов по отпускам, командировкам, больничным, наставничеству и другим кадровым событиям; взаимодействие с бухгалтерией по начислениям.
• Обеспечение соблюдения сроков хранения и правил архивации кадровых документов, обеспечение доступа в соответствии с политикой конфиденциальности.
• Формирование отчетов по персоналу (штат, движения, отпуска, текучесть) для HR и руководства.
• Ведение табельного учета рабочего времени и контроль корректности заполнения табелей.
• Участие в подготовке документов для проверок контролирующих органов и аудитов.
• Обновление шаблонов приказов, образцов договоров и регламентов по кадровому учёту.
• Консультирование сотрудников по вопросам оформления документов и правил внутреннего трудового распорядка.
• Взаимодействие с внешними службами: архивами, ФСС, ПФР, проверяющими органами (по поручению руководства).

Отчетность Специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству подотчётен руководителю HR‑подразделения (или непосредственному руководителю) и предоставляет:

• ежемесячные/квартальные отчёты по движению персонала и заполненности штата;
• отчёты по отпускам, больничным и командировкам;
• реестр приказов и копии ключевых кадровых документов по запросу;
• справки и выписки для бухгалтерии и контролирующих органов;
• акты и документы для внутренних и внешних проверок.

Права Специалиста по кадровому делопроизводству

• Запрашивать у руководителей подразделений информацию, документы и подтверждения, необходимые для оформления кадровых мероприятий.
• Вносить предложения по оптимизации шаблонов документов и процессов кадрового делопроизводства.
• Требовать от сотрудников предоставления документов, необходимых для приёма/увольнения и кадрового учёта.
• Приостанавливать оформление кадровых операций при выявлении недостоверных данных и немедленно информировать руководство.
• При необходимости взаимодействовать с внешними органами и поставщиками услуг по кадровым вопросам в пределах своих полномочий.

Критерии эффективности и ответственность Специалиста по кадровому делопроизводству

• Основные KPI: своевременность оформления приказов и договоров (TAT), точность ведения личных дел, соблюдение сроков отчётности, уровень соответствия кадровых записей требованиям законодательства.
• Примеры целевых значений:
  • Своевременное оформление приказов по приёму/увольнению — 100%;
  • Точность заполнения личных дел и данных в HRIS — ≥ 99%;
  • Время обработки запроса на кадровую справку — ≤ 2 рабочих дней;
  • Своевременность сдачи кадровой отчётности — 100%.
• Специалист несёт ответственность за корректность и полноту кадровых документов, соблюдение правил хранения и конфиденциальности персональных данных. За нарушения применяются дисциплинарные меры и иные санкции в соответствии с внутренними регламентами и трудовым законодательством.

Подбор Специалиста по кадровому делопроизводству в кадровом агентстве ФАВОРИТ

• Поиск и подбор специалистов по кадровому делопроизводству с проверкой практических навыков по оформлению личных дел, приказов и ведению штатного расписания.
• Оценка знаний ТК РФ, правил хранения кадровых документов и работы в 1С:ЗУП/HRIS через кейсы и тестовые задания.
• Подбор кандидатов с учётом масштаба компании (корпоративный HR‑учёт, филиальная сеть, малый бизнес).
• Сопровождение адаптации, probation‑поддержка и гарантийная замена при несоответствии.

Заключение и призыв к действию Специалиста по кадровому делопроизводству

Для оперативного и надёжного подбора специалиста по кадровому делопроизводству, который обеспечит корректный документооборот, соответствие трудовому законодательству и прозрачность кадрового учёта, обращайтесь в Международное кадровое агентство «ФАВОРИТ». Мы поможем подобрать кандидата с нужным опытом, практическими навыками работы в 1С:ЗУП/HRIS и знанием ТК РФ. Свяжитесь с нами через контакты на сайте для расчёта сроков и стоимости подбора.