Вакансия ID 24 Административный менеджер Службы Эксплуатации

• Отслеживание работоспособности и исправного состояния офисной техники, телефонии и СКУД. • Контроль и поддержание в надлежащем состоянии переговорных комнат, рабочего пространства, согласно регламентам компании. • Непосредственная работа с оргтехникой: - сканирование документов; - редактирование документов; - работа с электронной почтой; - брошюровка и сшивка документов; - ламинирование и прочее. • Заказ необходимых комплектующих и оборудования для офиса. • Контроль наличия и организации заказа канцелярии и сувенирной продукции. • Координация работы уборщиц – отслеживание порядка и чистоты согласно регламенту. • Контроль обеспечения офиса продуктовыми запасами. • Приём, регистрация и распределение входящей документации. • Приём, регистрация и распределение исходящей документации. • Организация доставки документации и малогабаритных грузов по средствам штатных курьеров. • Организация доставки документации и различных грузов по средствам сторонних курьерских служб. • Приём и распределение входящих звонков. • Встреча гостей, организация конференций, совещаний, удалённых конференций. • Своевременное обновление телефонного справочника и адресной книги Outlook. • Организация и контроль корпоративных мероприятий. • Выполнение поручений непосредственного руководителя. • Ведение и своевременная актуализация Единого реестра коммунальных платежей по Личным объектам Собственника. Своевременное получение счетов от поставщиков услуг, систематизация, сканирование, размещение в архиве, заведение счетов на оплату в системе «1С». • Подготовка ежемесячного отчёта о ведении Единого реестра платежей для Юридической службы. Своевременное информирование о произошедших изменениях. • Контроль оплаты счётов по Единому реестру со стороны Бухгалтерии. • Подготовка проектов писем/служебных записок в адрес Собственников, Арендаторов и иных третьих лиц по производственной необходимости в сроки, необходимые для успешного решения возникшего вопроса. • Прочие задачи административно-хозяйственной деятельности.

Высокие коммуникативные навыки, доброжелательность, клиентоориентированность, честность, самоорганизованность, способность работать в режиме мультизадачности Знание делового этикета, в т. ч. деловой переписки. Умение систематизировать и консолидировать информацию.

MS Office: Word, Excel; Outlook, 1C, Электронных систем Claris (желательно), Service Desk (желательно), Битрикс (желательно).