Вакансия ID 70 Административный менеджер

1. Обеспечение жизнедеятельности офиса: • Отслеживание работоспособности и исправного состояния офисной техники, телефонии, СКУД; • Контроль и поддержание переговорных комнат, рабочего пространства в надлежащем состоянии, согласно регламентам компании; • Контроль и поддержание температурного режима в кабинете и приемной генерального директора, согласно регламентам компании; • Курирование корпоративного такси: ✓ Своевременное пополнение всех лицевых счетов; ✓ Отслеживание уровня доступов сотрудников. • Курирования корпоративной связи: ✓ Своевременное пополнение всех лицевых счетов; ✓ Приобретение новых сим-карт; ✓ Прочие действия, связанные с корпоративной связью и мобильными телефонами Компании. • Работа с оргтехникой: ✓ Сканирование документов; ✓ Редактирование PDF-документов; ✓ Отправка/прием факса; ✓ Брошюровка и сшивка документов; ✓ Ламинирование и пр. • Заказ необходимых комплектующих и оборудования для офиса; • Контроль наличия и организация заказа канцелярии и сувенирной продукции; • Координация работы уборщиц – отслеживание порядка и чистоты согласно регламенту; • Контроль обеспечения продуктовыми запасами. 2. Документооборот: • Прием, регистрация и распределение входящей документации; • Прием, регистрация и отправка исходящей документации; • Ведение журналов вх./исх. документации; • Контроль и организация доставки документации и малогабаритных грузов посредством штатных курьеров; • Контроль и организация доставки документации и различных грузов посредством сторонних курьерских служб; • Контроль за своевременным обновлением доверенностей на курьеров в различные инстанции (ОПС, ИФНС, ПФР, Банки); • Контроль за актуальностью подписок на информационные издания, продление их. 3. Бюджетирование: • Составление, контроль и выполнение годового бюджета Административного подразделения Компании; • Расчет и исполнение ежемесячного бюджета Административного подразделения Компании; • Оформление авансовых отчетов в 1С (включая расходы личного персонала собственника), предоставление закрывающих документов. 4. Внешнее взаимодействие: • Прием и распределение входящих звонков; • Встреча гостей, организация конференций, совещаний, zoom-meetings, чай-кофе; • Ведение коммуникаций с зарубежными поставщиками по запросам сотрудников (поиск услуг, товаров и их закупка) и потребностям Компании в целом. 5. Взаимодействие с внутренним клиентом: • Travel-поддержка сотрудников (совместно с административным менеджером) ✓ Оформление виз; ✓ Заказ билетов (авиа, ж/д); ✓ Подбор и бронирование гостиниц; ✓ Заказ трансфера и прочее. • Выполнение поручений руководителя; • Организация и заказ визиток, брендированной продукции (совместно с административным менеджером). 6. Корпоративная культура: • Своевременное обновление телефонного справочника и адресной книги Outlook; • Контроль за качественным выполнением задач курьерами; • Организация и контроль приобретения корпоративных подарков для партнеров; • Организация и контроль корпоративных и спортивных мероприятий; Проверка электронных почт компаний на наличие уведомлений от Почты России; Прочие задачи административно-хозяйственной деятельности.

• Аналогичный опыт работы от 3х лет желательно. • Уверенный пользователь ПК (Excel, Word, Outlook, AutoCad - желательно, 1С). • Готовность к ненормированному рабочему дню, при необходимости. Приятные манеры, интеллигентность, стрессоустойчивость, внутренняя организованность.

MS Office: Word, Excel, Outlook, 1C, Битрикс.