Должностные обязанности Документовед

Описание должностных обязанностей Документоведа

Общие положения:

Документовед играет важную роль в организации и систематизации документационного потока внутри компании. Основная задача документоведа — обеспечить эффективное управление документами, их хранение, обработку и архивацию в соответствии с установленными внутренними и внешними требованиями.

Квалификационные требования:

— Образование среднее профессиональное или высшее образование.
— Знание нормативных документов и требований по документационному обеспечению (ГОСТы, регламенты, законы).
— Опыт работы в сфере документационного обеспечения будет преимуществом.
— Умение работать с документооборотом и электронными системами управления документами.
— Навыки архивирования, классификации и систематизации документов.
— Внимательность к деталям и умение работать с большим объемом информации.

Должностные обязанности:

— Принятие, регистрация и классификация входящей и исходящей корреспонденции.
— Организация и обеспечение правильного хранения документов в соответствии с требованиями и политикой компании.
— Контроль за соблюдением сроков хранения документов и их утилизацией при необходимости.
— Организация работы с электронными документами и базами данных.
— Подготовка и обеспечение доступности документов для внутренних и внешних аудитов и проверок.
— Проведение инвентаризации документации и регулярное обновление архива.

Отчетность:

Документовед отчитывается перед руководством о выполненных задачах, состоянии документации и выполнении сроков хранения документов. Отчеты также включают информацию о проведенной инвентаризации и соблюдении требований по документационному обеспечению.

Права:

Документовед имеет право:
— Обрабатывать документы, регистрировать их, присваивать уникальные номера и классифицировать.
— Обеспечивать доступность документов для сотрудников внутри компании и внешних клиентов или организаций.
— Контролировать соблюдение процедур по обращению с документами и требованиями по их хранению и утилизации.

Критерии эффективности и ответственность:

Документовед несет ответственность за эффективное управление документами, их правильную классификацию, хранение и обработку. Оценка эффективности может осуществляться на основе показателей соблюдения сроков хранения, доступности документов и организации архива.

Для поиска опытного и эффективного Документоведа, мы рекомендуем обратиться в кадровое агентство «ФАВОРИТ». Наше агентство, успешно осуществляющее подбор персонала с 1993 года, поможет вам найти подходящего административного специалиста для управления документами в вашей компании. Для получения дополнительной информации о наших услугах, пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 988-55-25 или заполните форму на нашем сайте favorit.pro.